Checklist voor een Alzheimerinformatiedag organiseren

Een Alzheimerinformatiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt sprekers, aanmeldingen, toegankelijk vervoer en een rustige ontvangst, terwijl presentaties en techniek op tijd getest moeten zijn. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, catering en drukwerk. Deze checklist helpt je de 68 taken en 49 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf vooral bezoekers en sprekers kunt begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Informatie online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Toegankelijkheid telefonisch controleren
Presentaties en materialen opvragen
Sprekers definitief bevestigen
Catering reserveren
Drukwerk bestellen
Routebeschrijving maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Evaluatieformulieren afdrukken
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Aanmeldingen telefonisch bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
3 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Vragen verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Informatiemarkt begeleiden
4 personen
Workshopruimte begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Avondlezing verzorgen
2 personen
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Informatietafels leeghalen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemers nabellen
2 personen
Bedankbericht versturen
Informatiemateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 4
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Paravansaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieclicker
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 100
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Flip-oversaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12
Klembordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie telefonisch op toegankelijkheid voordat je definitief reserveert. Vraag naar drempels, toiletten, looproutes, parkeermogelijkheden en de afstand vanaf de ingang; verwerk vervoersbehoeften uiterlijk bij de aanmelding.
Vraag presentaties en andere materialen minimaal 7 dagen voor de Alzheimerinformatiedag bij alle sprekers op. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en presentatieclicker vervolgens samen op locatie.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement af en bevestig telefonisch de deelnemers met bijzondere dieet- of vervoerswensen. Gebruik die definitieve aantallen om catering, informatiepakketten en naamkaartjes te controleren.
Richt de ontvangst in met een registratiebalie, aanwezigheidslijst en naamkaartjes voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Leg routebeschrijving, programma en informatiepakketten klaar en houd een rustige plek achter een paravan beschikbaar.
Plan de opbouw niet alleen voor meubilair en techniek, maar ook voor drank en kabels. Breng materialen naar de locatie voordat de deuren openen, koel dranken op tijd en werk kabels weg met verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Alzheimerinformatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn; reserveer catering en drukwerk niet later dan 2 weken voor de dag.
Wanneer moet ik sprekers voor een Alzheimerinformatiedag bevestigen?: Benader sprekers direct nadat datum en locatie vaststaan en vraag hun definitieve bevestiging uiterlijk 4 weken vooraf. Vraag presentaties en materialen daarna minimaal 7 dagen voor het evenement op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Alzheimerinformatiedag?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor registratiebalie, stoelen, beamer, scherm, microfoons en catering. Reserveer extra tijd als kabels nog gelegd moeten worden of als meerdere zalen worden gebruikt.
Wanneer moet ik de catering voor een Alzheimerinformatiedag definitief doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef de definitieve aantallen en bijzonderheden uiterlijk 5 werkdagen vooraf door. Controleer de hoeveelheden nog één keer nadat telefonische bevestigingen zijn afgerond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.