Checklist pour organiser une journée d’information sur Alzheimer

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ouvrez les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant la journée. Prévoyez un formulaire qui permet de signaler les besoins alimentaires, de transport et d’accessibilité, puis rappelez les personnes inscrites quelques jours avant l’événement.
• Demandez aux intervenants leurs présentations et leurs besoins techniques au plus tard 7 jours avant. Testez ensuite l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les câbles sur place.
• Vérifiez l’accessibilité par téléphone plutôt que de vous fier uniquement aux informations du lieu. Contrôlez notamment l’accès aux salles, les sanitaires, les circulations, les places assises et la possibilité d’utiliser des paravents si nécessaire.
• Préparez les badges nominatifs, la liste de présence, les dossiers d’information et les formulaires d’évaluation la veille. Gardez quelques exemplaires vierges et des stylos au comptoir d’inscription pour les changements de dernière minute.
• Confirmez les quantités du traiteur 48 à 72 heures avant la journée, en tenant compte des inscriptions et des régimes signalés. Refroidissez les boissons à l’avance et regroupez la vaisselle, les plateaux, les pinces de service, les machines à café et les thermos avant le transport.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’information sur Alzheimer ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, contactez les intervenants et laissez ensuite 4 à 6 semaines pour les inscriptions et la collecte des besoins particuliers.

Combien de temps laisser pour les inscriptions ?

Prévoyez au moins 4 semaines d’inscription, et davantage si les participants viennent de plusieurs communes. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur, le transport et les dossiers d’information.

Quand confirmer les intervenants et leurs présentations ?

Obtenez une confirmation définitive des intervenants environ 2 semaines avant la journée. Demandez leurs présentations et leurs besoins matériels au plus tard 7 jours avant, puis faites un dernier contrôle technique la veille.

Que préparer la veille d’une journée d’information sur Alzheimer ?

Préparez les badges, la liste de présence, les dossiers, les formulaires d’évaluation et le matériel d’accueil la veille. Regroupez aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et goulottes de câbles pour éviter de chercher ces éléments le matin même.

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