Checklist para organizar un Día de información sobre Alzheimer

Organizar un Día de información sobre Alzheimer requiere coordinar un programa claro, ponentes, inscripciones y necesidades de accesibilidad. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que suelen resolverse, desde reservar las salas hasta preparar el registro y los materiales. También contempla detalles que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, transporte, presentaciones y confirmaciones telefónicas. Úsala para controlar las 68 tareas del plan y comprobar que no falten los recursos necesarios el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Contactar con los ponentes
2 personas
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Comprobar la accesibilidad por teléfono
Solicitar presentaciones y materiales
Confirmar definitivamente a los ponentes
Reservar el catering
Encargar material impreso
Hacer indicaciones de ruta
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir formularios de evaluación
Preparar los paquetes de información
3 personas
Confirmar las cantidades de catering
Confirmar las inscripciones por teléfono
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar mesas de información
4 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar a los visitantes al salón
3 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Recopilar preguntas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la feria de información
4 personas
Coordinar la sala del taller
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
Servir la cena
5 personas
Comprobar las comidas especiales
2 personas
Realizar la conferencia de la tarde
2 personas
Repartir formularios de evaluación
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Vaciar las mesas informativas
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar espacios
3 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llamar a los participantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Reenviar el material informativo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 4
Mostrador de registro
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Biomboscant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Clicker de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Canaletas para cablescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Papeleracant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 100
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Portapapelescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar invitaciones. Deja definidos los horarios de cada ponencia y reserva también los espacios necesarios para registro, pausas y circulación.
Pregunta por accesibilidad, transporte y preferencias dietéticas durante la inscripción, no la semana del evento. Confirma por teléfono los casos pendientes antes de cerrar las cantidades del catering.
Solicita las presentaciones y demás materiales con antelación y comprueba cada archivo en el portátil y el proyector. Prueba también los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el clicker y los cables antes de abrir las puertas.
Prepara el registro antes de la llegada del público: mostrador, tarjetas de nombre, lista de asistencia y paquetes de información. Imprime además los formularios de evaluación para no depender de una conexión a internet.
Calcula el montaje completo, incluidos mesas, sillas, percheros, biombos y canaletas para cables. Lleva los materiales al recinto con tiempo suficiente para enfriar las bebidas y preparar café, té, vasos, tazas y bandejas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de información sobre Alzheimer?: Empieza varias semanas antes para poder reservar el recinto, confirmar a los ponentes y abrir las inscripciones. Deja los últimos días para confirmar asistentes, catering, materiales y necesidades de transporte.
¿Qué hay que preguntar en el formulario de inscripción?: Incluye los datos de contacto, la asistencia, las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte o accesibilidad. Revisa las respuestas antes de confirmar las cantidades del catering.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?: Haz una confirmación definitiva después de cerrar el programa y vuelve a comprobarla antes del evento. Solicita sus presentaciones y materiales con tiempo para probarlos en el portátil y el proyector.
¿Qué equipo audiovisual se necesita para las ponencias?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, clicker, altavoces y micrófonos inalámbricos, además de soportes, cables alargadores, regletas y cables de carga. Comprueba todo en la sala antes de la llegada del público.

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