Checklist pour organiser un événement d’anciens élèves

Un événement d’anciens élèves demande surtout un bon suivi des inscriptions et une préparation précise de l’accueil. Fixez d’abord la date et le programme, puis centralisez les réponses, les régimes alimentaires et les besoins pratiques. La dernière semaine sert à confirmer les participants, le traiteur et l’accès à la salle. Le jour même, prévoyez du temps pour installer le buffet, les badges, l’éclairage et le matériel sonore avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les étiquettes de régime
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le menu du buffet
3 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer le panneau de bienvenue
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Guider les invités vers le programme
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Présenter l’intervenant
Animer la présentation
2 personnes
Passer le micro
Animer le cocktail networking
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser les assiettes et les verres
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Gérer la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Vérifier les toilettes
Compter le stock
Nettoyer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager des photos avec les invités
Archiver les données d’inscription
Évacuer les derniers déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2
Appareil photo
Trépied

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneau d’accueil
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 8
Pilesqté 24

Catering

Assiettes de buffetqté 16
Distributeurs de boissonsqté 4
Corbeilles à painqté 6
Porte-serviettesqté 8
Plateauxqté 8
Carafesqté 12
Pains de glaceqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Papeterie

Listes d'inscriptionqté 4
Flyers du programmeqté 100
Stylosqté 20
Autocollants flèchesqté 20
Étiquettes alimentairesqté 30

Conseils

Fixez une date avec un programme suffisamment détaillé avant d’envoyer les invitations. Précisez notamment l’heure d’accueil, le repas et les éventuelles prises de parole pour limiter les questions au moment des inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Faites ensuite correspondre les étiquettes de régime aux plats du buffet, plutôt que de compter sur la mémoire du traiteur.
Envoyez un rappel quelques jours avant l’événement avec l’adresse, l’horaire et les informations d’accès. C’est aussi le bon moment pour établir la liste définitive et préparer les badges nominatifs.
Contrôlez la commande traiteur avant l’installation et prévoyez le refroidissement des boissons à l’avance. Les glacières, bacs à glaçons et thermos doivent être disponibles avant que le buffet soit dressé.
Testez la sonorisation, le micro, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des anciens élèves. Faites également une inspection de la salle et vérifiez les clés, l’éclairage, les tables, les chaises et le vestiaire.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un événement d’anciens élèves ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 2 à 3 semaines avant l’événement afin de confirmer le traiteur et les quantités.
Quand relancer les invités qui n’ont pas répondu ?: Faites une première relance 3 semaines avant l’événement, puis une dernière 7 jours avant la clôture des inscriptions. Après la date limite, établissez la liste définitive des invités.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’accueil des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et chaises, du buffet, de la table d’inscription, de la décoration et le test du matériel sonore.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Préparez-les dès que la liste définitive est validée, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.

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