Alumni-evenement organiseren: een checklist die werkt

Een alumni-evenement draait om weerzien, maar de voorbereiding bestaat vooral uit strakke opvolging. Leg eerst datum, locatie en programma vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Verzamel dieetwensen op tijd, maak een definitieve gastenlijst en bereid naamkaartjes en registratie voor. Op de dag zelf bepalen techniek, ontvangst en een logische inrichting hoe soepel het programma verloopt. Gebruik deze checklist als planning van de eerste bevestigingen tot het afsluiten van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan deelnemers sturen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Inschrijftafel voorbereiden
Catering definitief bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Gasten naar netwerkruimte begeleiden
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Programmaonderdelen aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetopties uitserveren
2 personen
Netwerkgesprekken faciliteren
3 personen
Foto's maken
Muziek verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkleedjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Alumni-bannersaantal 3
Ballonnenbogenaantal 2
Welkomstbord

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je catering, naamkaartjes en dieetmaaltijden nog aanpassen zonder last-minute werk.
Test presentatie, beamer, projectiescherm, actieve speakers en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf op dezelfde plek als tijdens het programma. Controleer ook laptop, mengpaneel en aansluitkabels.
Richt de registratiebalie minstens 45 minuten voor de inloop in. Leg naamkaartjes klaar, wijs één persoon aan voor ontvangst en houd een aparte lijst bij voor deelnemers die nog niet betaald of aangemeld zijn.
Zet dranken pas kort voor de ontvangst koud, maar koelboxen, ijsblokbakken, glazen en thermoskannen al eerder klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het programma.
Label dieetmaaltijden afzonderlijk voordat het buffet opengaat. Zet opscheplepels, serveerbladen en warmhoudbakken per gerecht klaar; zo voorkom je dat een dieetoptie wordt verwisseld of te laat wordt uitgeserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een alumni-evenement organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodiging 6 tot 8 weken voor het evenement en sluit de definitieve gastenlijst ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer stuur ik een herinnering voor een alumni-evenement?: Stuur de eerste herinnering 14 dagen voor het evenement en een korte praktische reminder 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, bereikbaarheid en eventuele dieetgegevens die nog ontbreken.
Hoeveel personeel heb ik nodig bij de registratiebalie?: Reken op 1 medewerker per 40 tot 50 verwachte gasten tijdens de inloop. Bij 100 alumni zijn 2 tot 3 mensen praktisch: één voor naamkaartjes, één voor registratie en één voor vragen of late aanmeldingen.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een alumni-evenement?: Test alle apparatuur uiterlijk de dag vóór het evenement en herhaal een korte controle 60 minuten voor de ontvangst. Controleer dan ook microfoons, geluidsniveau, presentatie, beamer en de verbinding met de laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.