Checklist pour organiser un événement d’anciens élèves

Un événement d’anciens élèves repose sur une préparation précise : confirmer la date et le lieu, suivre les inscriptions, organiser le repas et coordonner l’accueil. Cette checklist rassemble 55 tâches et 47 fournitures, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs, le test du matériel audiovisuel et le briefing des bénévoles. Utilisez-la pour répartir le travail et vérifier les derniers détails avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux participants
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Commander définitivement le catering
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
Préparer la playlist
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités vers l’espace networking
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Annoncer les éléments du programme
Animer les présentations
2 personnes
Passer le micro
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les options alimentaires adaptées
2 personnes
Faciliter les échanges de réseautage
3 personnes
Prendre des photos
Fournir la musique
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Bannières des anciens élèvesqté 3
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Arrêtez la liste définitive des invités quelques jours avant l’événement. Préparez ensuite les badges nominatifs et la table d’inscription pour éviter les recherches à l’accueil.
Ne commandez pas le traiteur avant d’avoir consolidé les inscriptions et les repas spéciaux. Étiquetez séparément ces repas le jour même pour limiter les erreurs au buffet.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones sans fil et la table de mixage avant l’ouverture. Faites aussi un essai d’éclairage et de son avec la personne qui présentera le programme.
Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et prévoyez un espace distinct pour les verres, les plateaux et les repas. Un briefing de 10 à 15 minutes aide les bénévoles à savoir qui tient l’accueil et qui intervient en cas de problème.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un événement d’anciens élèves ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et la liste des invités.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Confirmez définitivement la commande après la clôture des inscriptions, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez la liste des repas spéciaux à portée de main pour vérifier les étiquettes à la livraison et au buffet.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Préparez-les dès que la liste définitive des invités est arrêtée, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Conservez quelques badges vierges à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, l’accueil et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester le son, l’éclairage et le matériel de présentation, puis briefer les bénévoles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.