Alumni-Event organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Alumni-Event steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst werden Datum, Ort und Programm festgelegt, danach Einladungen und Anmeldungen organisiert. In den letzten Tagen zählen die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und Namensschilder. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Catering, Sitzplätze und Technik gleichzeitig funktionieren. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Planung bis zum besetzten Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Teilnehmer senden
Endgültige Gästeliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
Catering verbindlich bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
Präsentationsmaterial kontrollieren
2 Personen
Musik-Playlist bereitstellen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Gäste in den Networking-Bereich begleiten
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Programmpunkte ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Mikrofon weitergeben
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätoptionen ausgeben
2 Personen
Netzwerkgespräche moderieren
3 Personen
Fotos machen
Musik organisieren
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 80
Küche
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Alumni-BannerAnz. 3
- BallonbögenAnz. 2
- Willkommensschild
Beleuchtung
- LichtergirlandeAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen frühzeitig und plane eine Erinnerung etwa 7 Tage vor dem Alumni-Event ein. So bleibt Zeit, fehlende Anmeldungen und Ernährungswünsche nachzufassen.
- Bestelle das Catering erst verbindlich, wenn die Anmeldefrist beendet ist. Erstelle danach eine endgültige Gästeliste und kennzeichne Diätmahlzeiten separat, damit sie beim Buffet nicht verwechselt werden.
- Plane für die Ankunft einen eigenen Registrierungstisch mit Namensschildern ein. Besetze die Empfangstheke mindestens 30 Minuten vor Beginn und weise die Helfer vorher kurz in den Ablauf ein.
- Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand am Veranstaltungsort spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich, ob Präsentationsmaterial und Musik-Playlist tatsächlich abspielbereit sind.
- Kühle Getränke rechtzeitig vor Beginn und richte Wasser, Gläser, Kaffee und Snacks getrennt vom Anmeldetisch ein. Kontrolliere außerdem, ob Buffetische, Sitzplätze, Beleuchtung und Kleiderständer vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Alumni-Event planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Verschicke die Einladungen anschließend so früh, dass die Anmeldefrist mindestens 2 Wochen vor dem Termin endet.
- Wann sollte die Erinnerung an ein Alumni-Event verschickt werden?
- Eine Erinnerung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung ist sinnvoll. Nach Ablauf der Anmeldefrist kannst du die Gästeliste finalisieren und offene Rückmeldungen gezielt nachfragen.
- Wie viele Helfer braucht man für die Anmeldung beim Alumni-Event?
- Für bis zu 50 Gäste reichen meist 2 Personen an der Empfangstheke, wenn Namensschilder alphabetisch vorbereitet sind. Bei größeren Gruppen solltest du je weitere 50 Gäste mindestens eine zusätzliche Person einplanen.
- Wann muss man das Catering für ein Alumni-Event bestellen?
- Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist beendet und die Gästeliste geprüft ist – meist etwa 7 bis 14 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst und separat gekennzeichnet sein.
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