Que faut-il prévoir pour une réunion d’anciens élèves ?

Pour une réunion d’anciens élèves, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir le matériel d’accueil, les badges, la vaisselle, le café et l’équipement nécessaire aux prises de parole. Calcule les quantités à partir du nombre définitif d’inscrits, puis ajoute une marge de 10 % pour les verres, les assiettes et les couverts. Pense également au refroidissement des boissons et à l’installation des tables avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2
Appareil photo
Trépied

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneau d’accueil
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 8
Pilesqté 24

Catering

Assiettes de buffetqté 16
Distributeurs de boissonsqté 4
Corbeilles à painqté 6
Porte-serviettesqté 8
Plateauxqté 8
Carafesqté 12
Pains de glaceqté 12
Courses
- Café - 2,5 kg
- Assortiment de thé - 200 sachets
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kg
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Citrons - 3 kg
- Limes - 2 kg
- Menthe fraîche - 8 bottes
- Glaçons - 20 kg
- Baguettes - 20 pièces
- Mini petits pains - 160 pièces
- Beurre doux - 1 kg
- Houmous - 2 kg
- Fromage frais - 1,5 kg
- Fromage jeune - 2 kg
- Brie - 1,5 kg
- Fromage de chèvre - 1 kg
- Saumon fumé - 1,5 kg
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kg
- Rosbif - 1 kg
- Tartinade végétarienne - 1 kg
- Roquette - 1 kg
- Concombres - 3 kg
- Tomates cerises - 3 kg
- Poivrons - 2 kg
- Carottes - 2 kg
- Céleri branche - 1 kg
- Raisins - 4 kg
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kg
- Melons - 4 pièces
- Noix mélangées - 2 kg
- Noix de cajou - 1 kg
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Olives - 2 kg
- Tomates séchées au soleil - 1 kg
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce pesto - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Salade de pâtes - 8 kg
- Salade de riz - 6 kg
- Salade verte - 6 kg
- Légumes grillés - 5 kg
- Quiche végétarienne - 8 pièces
- Brochettes de poulet - 160 pièces
- Falafels - 160 pièces
- Salade de pommes de terre - 5 kg
- Focaccia - 8 pièces
- Yaourt - 5 kg
- Yaourt vegan - 2 kg
- Crème à la vanille - 4 litres
- Brownies - 100 pièces
- Mini pâtisseries - 120 pièces
- Chocolat noir - 1 kg
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat - 100 pièces
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Papeterie

Listes d'inscriptionqté 4
Flyers du programmeqté 100
Stylosqté 20
Autocollants flèchesqté 20
Étiquettes alimentairesqté 30

Conseils

Prévois une assiette, un verre à eau et un jeu de couverts par personne, puis ajoute 10 % de réserve. Pour un groupe de 50 personnes, cela représente 55 unités de chaque élément utilisé.
Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et vérifie que les glacières et les bacs à glaçons sont disponibles.
Prépare un badge nominatif pour chaque inscrit et imprime 5 à 10 badges vierges supplémentaires. Installe la table d’inscription près de l’entrée, avec les badges classés par ordre alphabétique.
Pour le café, prévois environ 1 tasse par personne en fin de repas, avec une marge de 20 %. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être testés le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil.
Réserve le matériel sonore au plus tard 7 jours avant la rencontre et teste l’enceinte, le micro, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Garde aussi les batteries externes chargées pour les téléphones et l’appareil photo.

Questions fréquentes

Combien d’assiettes et de verres faut-il pour une réunion d’anciens élèves ?: Prévois une assiette et un verre par invité, plus 10 % de réserve. Pour 50 personnes, achète ou emprunte 55 assiettes et 55 verres de chaque type utilisé.
Quelle quantité de boissons prévoir par personne ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour une rencontre de 3 heures, prévois donc environ 4 à 5 boissons par invité, en adaptant selon le menu et les habitudes du groupe.
Quand faut-il préparer les badges nominatifs ?: Prépare-les dès que la liste définitive des invités est arrêtée, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Imprime aussi 5 à 10 badges vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il refroidir les boissons ?: Mets les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Ajoute les glaçons juste avant l’ouverture afin qu’ils ne fondent pas trop tôt.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.