Alumni-borrel organiseren: checklist en planning

Een alumni-borrel draait soepel als je eerst de basis vastlegt en daarna deelnemers, programma en catering op elkaar afstemt. Bevestig datum en locatie, open het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je aantallen doorgeeft. In de laatste week bereid je naamkaartjes, aanwezigheidslijst en deelnemersmail voor. Op de dag zelf vragen registratie, buffet, drankkoeling en de opstelling van tafels en stoelen de meeste aandacht.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Herinnering aan alumni sturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekers en gasten bevestigen
Programma en tijdschema maken
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Benodigdheden controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Laatste deelnemersmail sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting controleren
2 personen
Muziek installeren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Welkomstwoord verzorgen
Alumni-interviews begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziekvolume controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Dranken en etenswaren opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht aan gasten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 10
Lange tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Tafelkleeddenaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Serveerschalen voor allergenenaantal 4
Drankenkrattenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Menukaartenaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Serveerplateausaantal 10
Dienbladenaantal 6
Koffielepelsaantal 80
Drankdispensersaantal 3
Thermoboxenaantal 2
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Tips

Plan de uitnodiging minimaal 4 weken vooraf en stuur 7 dagen voor de borrel een herinnering. Zo houd je tijd over om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Geef catering pas definitief door nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Houd het actuele aantal deelnemers, dieetwensen en bevestigde sprekers bij op één overzicht.
Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, eventuele bijdragen van sprekers en het informele deel. Reserveer minstens 30 minuten vóór de inloop voor opbouw en een laatste locatiecontrole.
Leg naamkaartjes, aanwezigheidslijst en registratiebenodigdheden samen klaar op de registratietafel. Controleer ook of je voor de drankopstelling voldoende glazen, flessenopeners en koeling hebt.
Zet houdbare hapjes vooraf klaar en koel dranken op tijd, maar richt het buffet pas in nadat tafels en stoelen staan. Test verlichting, Bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een alumni-borrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken voor de borrel en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen van tevoren.
Wanneer stuur ik de laatste deelnemersmail voor een alumni-borrel?: Stuur de laatste mail 3 tot 5 dagen voor de borrel. Vermeld daarin tijd, locatie, route-informatie, het programma en eventuele praktische informatie over dieetwensen of parkeren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een alumni-borrel?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de opbouw. Daarin zet je tafels en stoelen neer, richt je registratie en buffet in, koel je dranken en test je verlichting en apparatuur.
Wanneer moet ik het aantal gasten en dieetwensen aan de cateraar doorgeven?: Geef het definitieve aantal en de dieetwensen 7 tot 10 dagen vooraf door, zodra de aanmeldtermijn is verstreken. Controleer de lijst daarna nog één keer 2 tot 3 dagen voor de borrel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.