Checklist para organizar un cóctel de alumni
Un cóctel de alumni necesita más coordinación que una reunión informal: hay que cerrar la fecha, controlar las inscripciones y preparar un programa que encaje con el servicio de comida y bebida. Esta checklist reúne 55 tareas y 59 elementos para avanzar en el orden adecuado. Incluye desde el formulario de inscripción y las preferencias dietéticas hasta las tarjetas de nombre, el montaje del buffet y la comprobación de la iluminación. Úsala para no dejar compras, entregas ni comunicaciones para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar recordatorio a los alumni
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los ponentes y asistentes
Crear el programa y el horario
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Enviar el último correo a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar los tarjeteros
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Instalar la música
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas y vasos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Dar la bienvenida
Coordinar entrevistas con exalumnos
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el volumen de la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger bebidas y alimentos
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 10
- Mesas largascant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Copas de cervezacant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Tijerascant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cucharillas para heladocant. 2
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Termoscant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portanombrescant. 100
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 80
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Cables alargadorescant. 6
Limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Esponjascant. 8
- Fregaderoscant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
Catering
- Bandejas para alérgenoscant. 4
- Cajas de bebidascant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Cartas del menúcant. 12
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Bandejas para servircant. 10
- Bandejascant. 6
- Cucharillas de cafécant. 80
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cajas térmicascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Abre el formulario de inscripción en cuanto estén confirmados los datos básicos y fija una fecha límite para responder.
- Pide las preferencias dietéticas dentro del formulario y revisa los datos antes de reservar el catering. Haz una última comprobación de asistentes y ponentes cuando falten entre 7 y 10 días.
- Define el programa y el horario antes de colocar las mesas. Así puedes decidir dónde situar el micrófono, los altavoces, las mesas altas y la zona de registro sin rehacer el montaje.
- Prepara las tarjetas de nombre y la lista de asistencia al menos 24 horas antes. En la mesa de registro deja también espacio para los tarjeteros y un sistema sencillo para identificar rápidamente a quienes llegan.
- Recibe las entregas y enfría las bebidas antes de que lleguen los primeros invitados. Revisa la iluminación, los cables, las regletas y el equipo de sonido durante la inspección final del lugar, no al comenzar el cóctel.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de alumni?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, ponentes, catering y mobiliario. Deja la última semana para cerrar inscripciones, enviar el correo final, comprar lo que falte y preparar el montaje.
- ¿Cuándo se debe abrir el formulario de inscripción para un cóctel de alumni?
- Ábrelo en cuanto estén confirmados la fecha y el lugar, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas hasta 7 o 10 días antes para poder ajustar el catering y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al cóctel de alumni?
- Prepara las tarjetas de nombre, imprime la lista de asistencia, enfría las bebidas y deja listos los aperitivos no perecederos. También conviene comprobar el material de registro, el micrófono, los altavoces y los cables con al menos 24 horas de margen.
- ¿Cuándo enviar el último correo a los participantes?
- Envíalo entre 2 y 3 días antes del cóctel. Incluye la hora de llegada, la ubicación, el programa resumido y cualquier indicación práctica para que no tengas que resolver las mismas dudas durante el registro.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!