Alumni-Treff organisieren: Diese Checkliste hilft dir beim Ablauf

Ein Alumni-Treff braucht früh klare Zusagen und kurz vor dem Termin einen festen Ablauf. Bestätige zuerst Datum, Ort, Sprecher und Gäste, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Ernährungswünsche, Programm, Catering und Möbel. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein vorbereiteter Registrierungstisch, gekühlte Getränke, gut beschriftete Namensschilder und eine überprüfte Technik. Die vollständige Checkliste führt dich durch alle 55 Aufgaben und 59 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Erinnerung an Alumni senden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecher und Gäste bestätigen
Programm und Zeitplan erstellen
Catering reservieren
Möbel reservieren
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Letzte Teilnehmermail senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Namensschilder auslegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Musik installieren
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke und Gläser bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Alumni-Interviews betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Lautstärke der Musik kontrollieren
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht an Gäste senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 10
Lange TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 100
BiergläserAnz. 80
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 2
EislöffelAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 80
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 12
SchwämmeAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Servierplatten für AllergeneAnz. 4
GetränkekästenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 20
ServierplattenAnz. 10
TablettsAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 80
GetränkespenderAnz. 3
ThermoboxenAnz. 2
KühlelementeAnz. 20
Einkäufe

Tipps

Öffne das Anmeldeformular direkt mit der Einladung und verschicke mindestens eine Erinnerung. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst in der letzten Woche angepasst werden muss.
Lege das Programm fest, bevor du Catering und Raumaufteilung endgültig bestätigst. Plane für Registrierung und Begrüßung mindestens 30 Minuten ein und teile Sprecher, Gäste sowie Zeitfenster schriftlich mit.
Prüfe die Ausstattung nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch auf Anschlüsse: Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel müssen am Veranstaltungsort zusammen funktionieren. Teste die Technik spätestens bei der Ortsbesichtigung.
Bereite Namensschilder und Anwesenheitsliste am Vortag vor. Lege die Schilder alphabetisch oder nach Anmeldeliste aus, damit die Registrierung bei vielen Alumni nicht zum Engpass wird.
Kühle Getränke früh genug und stelle haltbare Snacks bereit, bevor Lieferungen eintreffen. Kontrolliere außerdem Buffet, Gläser, Geschirr, Abfallbehälter und Kleiderständer während des Aufbau-Rundgangs, nicht erst beim Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Alumni-Treff organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. So bleiben meist noch 4 bis 6 Wochen für Anmeldungen, Catering, Möbel und Programmänderungen.
Wann sollte ich die Einladungen zum Alumni-Treff verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Eine Erinnerung 2 bis 3 Wochen vor dem Treffen erhöht die Zahl der Rückmeldungen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Alumni-Treff?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und rechne bei warmem Wetter mit einem höheren Bedarf.
Was muss ich am Tag vor dem Alumni-Treff vorbereiten?: Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, haltbare Snacks und die Teilnehmerinformationen am Vortag vor. Prüfe außerdem Lieferzeiten, Raumzugang und Technik, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Kühlung und Einlass bleiben.

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