Checklist voor een akoestisch concert organiseren
Een akoestisch concert vraagt minder versterking dan een groot optreden, maar juist daardoor vallen fouten in opstelling en geluidsbalans snel op. Leg datum, locatie, artiesten en repertoire eerst vast en werk daarna naar techniek, publiek en catering toe. Controleer vooraf of meldingen of vergunningen nodig zijn en verzamel de technische wensen van elke artiest. Deze checklist bevat 77 taken en 59 spullen, van microfoons en muzieklessenaars tot stoelen, glazen en verlichting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Artiest en repertoire vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Reservering van de locatie maken
Artiestencontracten bevestigen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Artiestenmaaltijd afstemmen
Zitplaatsenplan maken
Programma en pauze indelen
2 personen
Technische plattegrond maken
2 personen
Publiekscommunicatie versturen
Naamkaartjes voor crew maken
Route- en parkeerinformatie delen
Artiesteninformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad en apparatuur controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podiumkleed leggen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting opstellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Crewbriefing geven
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Concert aankondigen
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Derde concertblok begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Artiesten uitzwaaien
Nazorg
Overgebleven hapjes afdekken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig verpakken
2 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur inladen
3 personen
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen
Locatie afsluiten
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Bistrotafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Artiestentafel
- Podiumkrukkenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mietafel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Instrumentkabelsaantal 6
- Microfoonkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Kabelgotenaantal 6
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Muziekstandaardlampenaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijenaantal 24
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 100
- Koffielepelsaantal 70
- Vorkenaantal 100
- Servettenhoudersaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumkleed
- Bloemstukkenaantal 8
- Menukaartenaantal 12
- Programmafoldersaantal 100
- Naambadgesaantal 20
- Pennenaantal 12
- Krijtbordenaantal 3
- Krijtstiftenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische controle vóór de publieksontvangst en houd tijd vrij voor het testen van microfoons, DI-boxen, kabels en actieve speakers. Bij een akoestisch concert is het podiumgeluid vaak direct hoorbaar in de zaal.
- Maak het zitplaatsenplan vóór je stoelen en bistrotafels klaarzet. Houd looppaden vrij naar ontvangsttafel, buffettafels en toiletten en reserveer een duidelijke plek voor muzieklessenaars en podiumkrukken.
- Stuur route-, parkeer- en artiesteninformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld ook waar de artiestentafel staat, hoe laat de soundcheck begint en bij wie de locatiesleutels kunnen worden opgehaald.
- Bereken catering apart voor publiek en artiesten. Zet de artiestenmaaltijd niet pas tijdens de pauze klaar; spreek vooraf af wanneer die beschikbaar is en houd rekening met verzamelde dieetwensen.
- Controleer techniek en voorraad op twee momenten: eerst bij het nalopen van de boodschappen- en spullenlijst en daarna bij het ophalen. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en gaffer tape bij elkaar, zodat je tijdens de opbouw niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een akoestisch concert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan vergunningen of meldingen direct mee, omdat de benodigde termijn per locatie en gemeente kan verschillen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een akoestisch concert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water voor artiesten en crew apart mee en koel de dranken uiterlijk op de dag zelf.
- Wanneer moet ik de technische wensen van de artiesten verzamelen?
- Vraag de technische wensen direct na de boeking op en verwerk ze uiterlijk 2 tot 3 weken voor het concert in een technische plattegrond. Controleer daarna of microfoons, DI-boxen, kabels, statieven en speakers beschikbaar zijn.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een akoestisch concert?
- Reserveer minimaal 3 uur voor meubilair, verlichting, geluid en publieksinrichting, plus tijd voor een soundcheck. Plan de artiesten minstens 60 minuten vóór de inloop aanwezig te laten zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!