LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Akustisches Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein akustisches Konzert wirkt schlicht, braucht aber eine genaue Vorbereitung. Du musst nicht nur Termin, Ort und Repertoire festlegen, sondern auch Genehmigungen, Künstlerverträge, Sitzplätze und die technische Planung rechtzeitig abschließen. Diese Checkliste führt dich durch 77 Aufgaben – von der ersten Bestätigung bis zu gekühlten Getränken, vorbereiteten Snacks und dem fertigen Konzertbereich. Besonders bei Mikrofonen, Notenpulten, Kabeln und Künstlerverpflegung entstehen sonst kurz vor Beginn unnötige Lücken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Künstler und Repertoire festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Location reservieren

  • Künstlerverträge bestätigen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Künstleressen abstimmen

  • Sitzplan erstellen

  • Programm und Pause einteilen

    2 Personen

  • Technischen Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Publikumsinformation versenden

  • Namensschilder für die Crew erstellen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Lagerbestand und Geräte prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet-Tisch einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühnenbelag verlegen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Crew-Briefing geben

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Ersten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Zweiten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Künstlermahlzeit servieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Dritten Konzertblock begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    3 Personen

  • Dankesrede halten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Artiesten verabschieden

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Häppchen abdecken

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente sicher verpacken

    2 Personen

  • Mobiliar abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung verladen

    3 Personen

  • Abschlusskontrolle der Location durchführen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BistrotischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • Künstler­tisch
  • BühnenhockerAnz. 4
  • NotenpulteAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mietafel
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 3
  • InstrumentenkabelAnz. 6
  • MikrofonkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 6
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • NotenständerlampenAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • GabelnAnz. 100
  • ServiettenhalterAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • Bühnenbelag
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 12
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 20
  • StifteAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 3
  • KreidestifteAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre technische Anforderungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert mit den Künstlern. Frage nach Mikrofonen, DI-Boxen, Instrumentenkabeln, Notenpulten und benötigten Steckdosen, bevor du den Lageplan erstellst.
  • Plane die Sitzplätze erst, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. So kannst du Tisch- und Stuhlanzahl sowie die Verpflegung für Gäste und Künstler mindestens 7 Tage vorher verlässlich berechnen.
  • Sende Publikums-, Routen- und Parkinformationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert. Weise auch auf Einlasszeit, Pause und Sitzordnung hin; diese Angaben werden sonst häufig einzeln nachgefragt.
  • Prüfe vor dem Einkauf den Lagerbestand und alle Geräte anhand der Einkaufsliste. Kontrolliere besonders doppelte Verlängerungskabel, Mikrofonkabel, Batterien, Gaffer Tape und Kabelkanäle, da fehlendes Kleinzubehör den Aufbau verzögern kann.
  • Hole Standortschlüssel und gemietetes Equipment am Veranstaltungstag mit Zeitpuffer ab. Rechne für Aufbau, Kabelwege, Lautsprecherstative, LED-Spots und einen kurzen Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein akustisches Konzert planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Repertoire. Genehmigungen, Künstlerverträge und technische Anforderungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wie viel Technik braucht ein akustisches Konzert?
Das hängt von Raumgröße und Besetzung ab, mindestens solltest du Mikrofone, Mikrofonständer, aktive Lautsprecher, Lautsprecherstative sowie passende Kabel und DI-Boxen prüfen. Lege den technischen Lageplan spätestens 7 Tage vorher fest und reserviere zusätzlich Ersatzkabel und Batterien.
Wann sollte man Einladungen und Infos zum Konzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Publikumsinformationen mit Einlasszeit, Pause, Route und Parkhinweisen gehen spätestens 3 Tage vorher raus.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein akustisches Konzert?
Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Bühne, Notenpulte, Beleuchtung, Lautsprecher, Kabelwege und Soundcheck ein. Hole Schlüssel und Equipment so ab, dass vor dem Einlass noch mindestens 30 Minuten für eine Funktionskontrolle bleiben.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!