Checklist pour organiser un concert acoustique

Un concert acoustique demande moins de matériel qu’un concert amplifié, mais laisse peu de place à l’improvisation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : confirmer le lieu et les artistes, régler les autorisations, préparer la technique, organiser les inscriptions et planifier l’accueil. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, le repas des artistes, les pupitres, les câbles et les informations de stationnement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer l’artiste et le répertoire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu
Confirmer les contrats des artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Accorder le repas des artistes
Établir le plan des places assises
Répartir le programme et la pause
2 personnes
Créer le plan technique
2 personnes
Envoyer la communication au public
Créer des badges nominatifs pour l’équipe
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table du buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Poser la moquette de scène
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
Servir le repas des artistes
2 personnes
Recueillir les questions du public
Accompagner le troisième bloc de concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Dire au revoir aux artistes

Suivi

Couvrir les restes de snacks
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Charger l’équipement
3 personnes
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
Fermer le lieu
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Table des artistes
Tabourets de scèneqté 4
Pupitres de musiqueqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de la Mie
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 6
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Lampes de pupitreqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Revêtement de scène
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 12
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 12
Panneaux en ardoiseqté 3
Marqueurs craieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller la date, le lieu, l’artiste et le répertoire avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite une marge d’au moins 2 à 3 semaines pour les autorisations, les contrats et les ajustements techniques.
Demandez les besoins techniques des artistes dès la confirmation. Pour chaque microphone, prévoyez un pied, le câble adapté et une solution de secours ; ajoutez du ruban gaffer et des multiprises avant le retrait du matériel.
Pour une formule assise, établissez le plan des places avant de commander le mobilier. Comptez les chaises, la table d’accueil, les tables de buffet et l’espace nécessaire pour les pupitres et les tabourets de scène.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours avant le concert, puis calculez séparément les quantités pour le public et pour les artistes. Réservez un repas dédié aux artistes au lieu de compter uniquement sur le buffet général.
La veille, récupérez les clés, le matériel et les boissons ; mettez ces dernières au frais et préparez les en-cas. Le jour J, vérifiez les câbles, les piles, les lampes de pupitre et le plan technique avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert acoustique ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Cela laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les artistes, vérifier les autorisations et préparer la communication au public.
Quel matériel faut-il prévoir pour un concert acoustique ?: Prévoyez notamment les microphones, pieds de micro, boîtiers DI, câbles d’instruments et de micro, multiprises, rallonges et gaffer. Ajoutez les pupitres, lampes de pupitre et tabourets de scène si les artistes en ont besoin.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant le concert, puis une confirmation pratique environ 7 jours avant. Cette dernière doit rappeler l’horaire, l’itinéraire, le stationnement et les modalités d’inscription.
Que vérifier la veille d’un concert acoustique ?: La veille, vérifiez le stock, récupérez les clés et le matériel, refroidissez les boissons et préparez les en-cas. Faites aussi un contrôle rapide des câbles, rallonges, piles et éléments d’éclairage afin de ne pas découvrir un manque le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.