Afvalkoers organiseren: checklist en planning

Een Afvalkoers vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen en een route uitzetten. Je regelt tegelijk een veilige fietsroute, afvalinzameling, vrijwilligers, start- en finishlocaties en de verwerking van wat onderweg wordt opgehaald. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar vergunningen, inschrijvingen en materiaal. In de laatste week draait alles om bevestigen, sorteren en deelnemers duidelijke informatie sturen. Met deze checklist houd je de volgorde en deadlines overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Route voorverkennen
2 personen
Afvalverwerkers benaderen
Reserveringen bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten drukken
Prijzen en certificaten regelen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden bundelen
2 personen

Event

Startgebied afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
3 personen
Registratietafels opstellen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afvalinzamelpunten inrichten
3 personen
Weegstation installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fiets- en veiligheidscheck uitvoeren
2 personen
Deelnemers naar de start begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Afvalinzameling begeleiden
6 personen
Ingezameld afval wegen
3 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Fietsen in finishvak begeleiden
2 personen
Afvalstromen sorteren
4 personen
Winnende teams vaststellen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Afval naar verwerker brengen
3 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Verkeersmaterialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Registratiebaliesaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Weegschalenaantal 2
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Laptopsaantal 2
Mobiele opladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Routekaartenaantal 150
Afvalgrijpersaantal 20
Afvalemmersaantal 20
Kratten voor afvalaantal 20
Weegbakkenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 50

Decoratie

Routepijlenaantal 40
Start- en finishbannersaantal 4
Vlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Prikbordenaantal 4
Pionnenaantal 30
Afzethekkenaantal 20
Markeertapeaantal 6

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 4
Koelpakkenaantal 8
Reddingsdekensaantal 6

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 8
Afvalzakkenhoudersaantal 12
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en start- en finishlocatie eerst vast. Reserveer de locaties voordat je uitnodigingen verstuurt en neem in het verkeers- en veiligheidsplan ook kruisingen, rustpunten en de terugweg van deelnemers mee.
Benader afvalverwerkers zodra de route en verwachte opkomst bekend zijn. Spreek af wanneer het ingezamelde afval wordt opgehaald of aangeleverd en gebruik weegschalen om de opbrengst per groep of route vast te leggen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf. Verdeel registratie, routebegeleiding, materiaalposten, fietscontrole en finish over herkenbare teams met veiligheidshesjes, portofoons en een duidelijke contactpersoon.
Controleer fietsen en helmen niet pas bij de start. Plan een controle vooraf en leg fietspompen, reservebinnenbanden en fietsgereedschapssets klaar voor kleine reparaties onderweg.
Bundel routeborden, routekaarten en startnummers per post op de dag vóór de Afvalkoers. Koel dranken, laad laptops en mobiele opladers op en controleer met de weersverwachting of partytenten, ledlampen en verlengkabels nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Afvalkoers organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Vrijwilligers, afvalverwerkers en deelnemersinformatie regel je daarna in de weken voor de start.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een Afvalkoers?: Dat hangt af van route, aantal deelnemers en gebruik van de openbare weg. Neem uiterlijk 8 weken vooraf contact op met de gemeente en dien meldingen of vergunningaanvragen in voordat je de route definitief communiceert.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Afvalkoers?: Plan minimaal 1 coördinator voor de organisatie en 1 begeleider per controle- of materiaalpost. Tel daarnaast vrijwilligers voor registratie, fietscontrole, routebegeleiding en de finish op; maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wat moet ik de deelnemers vóór de Afvalkoers sturen?: Stuur de deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vooraf met starttijd, locatie, route, fiets- en helmvereisten, kledingadvies en contactgegevens. Vermeld ook waar startnummers worden opgehaald en wat zij met ingezameld afval moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.