LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed voorbereid aftelmoment

Een aftelmoment vraagt meer voorbereiding dan alleen een klok en een playlist. Je regelt eerst de locatie en gasten, daarna eten, drinken en techniek; op de dag zelf bouw je de ruimte en het programma in vaste volgorde op. Denk vooral aan dieetwensen, koude dranken, een werkende aftelvideo en genoeg stopcontacten. Met deze checklist houd je 49 taken en 38 benodigdheden overzichtelijk bij, van de eerste reservering tot het gezamenlijke aftellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Boodschappenlijst opstellen

  • Muziek afspeellijst samenstellen

  • Weersverwachting controleren

  • Leveringen bevestigen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Servies controleren

  • Techniek testen

    2 personen

  • Aftelvideo klaarzetten

  • Ruimte vrijmaken

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Muziek en scherm aansluiten

    2 personen

  • Drankenstation inrichten

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Aftelprogramma doornemen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Entree gereedmaken

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Aftelmoment aankondigen

  • Champagneglazen uitdelen

    2 personen

  • Aftelvideo starten

  • Proosten begeleiden

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Eten en drank opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Voorraad controleren

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 40
  • Buffettafelsaantal 2
  • Kapstokkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 6

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 50
  • Champagneglazenaantal 45
  • Bordenaantal 50
  • Dessertbordjesaantal 50
  • Messenaantal 50
  • Vorkenaantal 50

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenboog
  • Confettikanonnenaantal 6
  • Cijferslinger
  • Metallic slingersaantal 8
  • Tafeldecoratieaantal 8
  • Plakhaakjesaantal 20

Apparatuur

  • Bluetoothspeakeraantal 2
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Laptop

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 4
  • LED-lampenaantal 8
  • Nachtlampenaantal 4

Keuken

  • Koelboxenaantal 3
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 10
  • Serveerbestekaantal 10
  • Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

  • Bezem
  • Vuilnisblikkenaantal 4
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij het boodschappen doen. Maak uiterlijk een week vooraf een definitieve gastenlijst, zodat je hapjes, servies en zitplaatsen gericht kunt voorbereiden.
  • Test laptop, beamer, projectiescherm, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minstens 24 uur vooraf. Speel de aftelvideo helemaal af en controleer of beeld en geluid tegelijk lopen.
  • Zet dranken minimaal 3 uur voor het begin koud. Gebruik koelboxen en ijsblokjesbakken als de koelkast niet genoeg ruimte heeft; vul het drankenstation pas daarna aan.
  • Plan de opbouw in blokken: eerst tafels, stoelen en afvalbakken, daarna buffet en servies, vervolgens versiering, verlichting en techniek. Houd het laatste uur vrij voor hapjes, dranken en een programmacheck.
  • Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor, ook als het aftelmoment binnen plaatsvindt. Dat bepaalt of je extra ruimte moet vrijmaken voor jassen, kapstokken of spullen die anders buiten zouden staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een aftelmoment versturen?
Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je 7 dagen voor het moment een definitieve gastenlijst kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een aftelmoment op te bouwen?
Reserveer minstens 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, versiering, verlichting en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van het aftelprogramma.
Wanneer moet ik de techniek voor het aftelmoment testen?
Test alle apparatuur minimaal 24 uur vooraf en nogmaals 60 minuten voor de start. Controleer vooral de aftelvideo, de aansluiting van de beamer en het geluid van de Bluetoothspeaker.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een aftelmoment?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop gekoelde drank in delen in als je koelkast of koelboxen niet alles tegelijk kunnen bevatten.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!