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Countdown-Moment organisieren: die Checkliste

Ein Countdown-Moment braucht mehr als Getränke und eine Playlist. Du musst Gäste, Essen, Technik und den Ablauf so vorbereiten, dass in den letzten Minuten nichts gesucht oder angeschlossen werden muss. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung und Einladung bis zum fertigen Raum. Besonders die Projektion, Beleuchtung und Getränkeversorgung solltest du früh testen und nicht erst kurz vor dem Countdown einrichten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Countdown-Video bereitstellen

  • Raum freimachen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Countdown-Programm durchgehen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Eingang vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Countdown ankündigen

  • Champagnergläser verteilen

    2 Personen

  • Countdown-Video starten

  • Anstoßen anleiten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Bestand prüfen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 50
  • ChampagnergläserAnz. 45
  • TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • Ballonbogen
  • KonfettikanonenAnz. 6
  • Zahlenkette
  • MetallgirlandenAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 8
  • KlebehakenAnz. 20

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 8
  • NachtlampenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierbesteckAnz. 10
  • KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

  • Besen
  • MülleimerAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vorher fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du Snacks und Buffet nicht am selben Abend umplanen musst.
  • Plane für das erste gemeinsame Getränk etwa 2 bis 3 Gläser pro Person ein und stelle zusätzliche alkoholfreie Getränke bereit. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter solltest du mehrere Stunden vor Beginn befüllen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Lade das Countdown-Video zusätzlich lokal auf dem Laptop, damit eine schlechte Internetverbindung den Ablauf nicht stoppt.
  • Räume den Veranstaltungsraum am Aufbautag vollständig frei und stelle Tische, Stühle sowie das Buffet mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. So bleibt Zeit, Tischdecken, Geschirr, Dekoration und Beleuchtung ohne Hektik zu platzieren.
  • Gehe das Countdown-Programm 30 Minuten vor dem entscheidenden Moment einmal durch. Prüfe dabei Musik, Licht, Video, Konfettikanonen und den Weg zur Getränkestation – diese Kleinigkeiten werden sonst oft erst in der letzten Minute bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Countdown-Moment planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Location, Gästeliste und Einladung. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin abschließen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Countdown-Abend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich mindestens eine alkoholfreie Option bereit und kühle Getränke 3 bis 4 Stunden vorher.
Wann muss ich die Technik für den Countdown testen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher zusammen. Am Veranstaltungstag solltest du den vollständigen Ablauf nochmals 30 Minuten vor dem Countdown prüfen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?
Plane für Raum, Buffet, Getränkestation, Dekoration und Beleuchtung mindestens 2 Stunden ein. Der Techniktest und der abschließende Programmdurchlauf kommen zusätzlich dazu und sollten nicht in diese Aufbauzeit gepresst werden.

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