Checklist para organizar el momento de la cuenta atrás

Una cuenta atrás bien organizada depende de más que la decoración y el vídeo final. Hay que cerrar el lugar, confirmar invitados y preferencias alimentarias, preparar la compra y probar el sonido y la pantalla con tiempo. Esta checklist reúne 49 tareas y 38 artículos para avanzar en orden, desde las primeras reservas hasta el montaje del buffet y la estación de bebidas. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: entregas, cables, hielo y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Elaborar la lista de la compra
Crear lista de reproducción musical
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar la vajilla
Probar la técnica
2 personas
Preparar el video de cuenta atrás
Despejar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Conectar la música y la pantalla
2 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Repasar el programa de cuenta regresiva
2 personas
Comprobar los baños
Preparar la entrada
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Proporcionar la música
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
Comprobar los baños periódicamente
Anunciar la cuenta atrás
Repartir las copas de champán
2 personas
Iniciar el vídeo de cuenta atrás
Coordinar el brindis
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar el inventario
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4
Mantelescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Copas de champáncant. 45
Platoscant. 50
Platos de postrecant. 50
Cuchilloscant. 50
Tenedorescant. 50

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Cañones de confeticant. 6
Guirnalda de números
Guirnaldas metálicascant. 8
Decoración de mesacant. 8
Ganchos adhesivoscant. 20

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Portátil

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 8
Lámparas nocturnascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 10
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Escoba
Cubos de basuracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación. Deja 5 días para recoger inscripciones, preferencias dietéticas y confirmar la lista definitiva de invitados.
Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría las bebidas la víspera. Reserva espacio en neveras portátiles y prepara las cubiteras justo antes de recibir a los invitados.
Haz la prueba técnica 24 horas antes: reproduce el vídeo de cuenta atrás, comprueba el proyector y la pantalla, prueba el altavoz Bluetooth y verifica que los cables alargadores y las regletas lleguen sin cruzar las zonas de paso.
Monta mesas, sillas y buffet entre 2 y 3 horas antes. Deja la estación de bebidas separada de la comida y coloca una papelera cerca para evitar vasos y servilletas acumulados en las mesas.
Repasa el programa de la cuenta atrás 30 minutos antes de empezar. Confirma quién controla el portátil, cuándo se inicia el vídeo y dónde están los cañones de confeti, para no buscarlos durante los últimos segundos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cuenta atrás?: Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y recoger inscripciones. Durante los últimos 3 días confirma entregas, haz la compra y prepara la decoración y el equipo.
¿Cuántas bebidas necesito para una cuenta atrás?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la duración del evento. Enfría las bebidas la víspera y prepara el hielo justo antes de abrir la estación de bebidas.
¿Cuándo debo probar el proyector y el vídeo de cuenta atrás?: Haz una prueba completa 24 horas antes, con el mismo portátil, proyector, pantalla, altavoz y cables que usarás durante el evento. Repite una comprobación rápida 30 minutos antes de comenzar.
¿Cuándo se monta el buffet y la decoración?: Monta el buffet, las mesas y las sillas entre 2 y 3 horas antes de la llegada. Coloca globos, guirnaldas, iluminación y decoración de mesa después de despejar el espacio, y termina el programa 30 minutos antes.

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