Afstudeerborrel organiseren: checklist en planning

Een afstudeerborrel vraagt vooral om een strakke planning rond gasten, catering en het programma. Begin met uitnodigen en reserveren, verzamel dieetwensen en leg daarna pas de definitieve aantallen vast. Regel techniek, tafels en drank ruim vóór de ontvangst, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te controleren. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen vaak te laat gebeuren en in welke volgorde je ze uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Reserveringen maken
Cateringbestelling plaatsen
Muziek samenstellen
Programma afstemmen
2 personen
Toespraak voorbereiden
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetopties apart zetten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
Muziek testen
Toilet controleren
Afvalpunten plaatsen

Event

Ontvangst gasten verzorgen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
Dieetwensen controleren
Toespraak aankondigen
Toespraak begeleiden
Muziek en volume controleren
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Apparatuur opruimen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Longdrinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor de reservering en cateringbestelling.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en zet dieetopties op de dag zelf apart en herkenbaar neer. Controleer de aantallen nog één keer zodra de aanmeldtermijn is verstreken.
Plan de toespraak en het programma vóór je de muziek definitief samenstelt. Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 uur vóór de eerste gasten arriveren.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en gebruik koelboxen of ijsblokjesbakken voor een tweede voorraad. Haal verse producten pas op de dag zelf op, zodat hapjes niet onnodig lang staan.
Reserveer 60 tot 90 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet en drankentafel. Controleer daarna toilet, afvalpunten, garderoberrekken en de weersverwachting voordat je de ontvangst start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een afstudeerborrel organiseren?: Begin 4 tot 6 weken van tevoren met uitnodigingen, reserveringen en het programma. Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldtermijn is verstreken, meestal 1 tot 2 weken voor de borrel.
Hoeveel drank heb je nodig voor een afstudeerborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast de hele avond water en houd een extra voorraad gekoeld achter de hand.
Wanneer moet je de catering voor een afstudeerborrel bestellen?: Bestel de catering 7 tot 14 dagen vooraf, nadat je de definitieve gastenlijst en dieetwensen hebt verwerkt. Haal verse producten op de dag zelf op en bereid hapjes zo kort mogelijk voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig om een afstudeerborrel op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor een eenvoudige opbouw en 90 minuten als je ook versiering, buffet, geluidsinstallatie en drankentafel moet klaarzetten. Test muziek en microfoon uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.