Checklist para un cóctel de graduación sin imprevistos
Un cóctel de graduación reúne muchas decisiones pequeñas: confirmar invitados, recoger alergias, coordinar el catering y preparar un espacio que funcione de pie y sentado. Empieza por las reservas y el número definitivo de asistentes; deja la compra, las bebidas frías y el montaje para los últimos días. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el final, como las opciones dietéticas, los cables del equipo de sonido o los puntos para tirar la basura.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Hacer reservas
Realizar el pedido de catering
Seleccionar la música
Ajustar el programa
2 personas
Preparar el discurso
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar las opciones de dieta
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el buffet
2 personas
Montar la mesa de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
Probar la música
Comprobar el baño
Colocar puntos de recogida de basura
Evento
Atender la recepción de invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir café y té
Comprobar las necesidades dietéticas
Anunciar el discurso
Acompañar el discurso
Comprobar la música y el volumen
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Recoger el equipo
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillascant. 40
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos altoscant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 6
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Globoscant. 50
- Bomba de globos
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Tiras adhesivascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedor
- Fregona y cubo
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados antes de confirmar el catering. Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y separa después las opciones especiales para que no se mezclen durante el servicio.
- Planifica las bebidas por fases: enfría con antelación las botellas y reserva neveras portátiles, cubiteras y acumuladores de frío para mantenerlas frías durante el cóctel. No dejes esta parte para la última hora.
- Haz una prueba del altavoz Bluetooth, el micrófono, los cables alargadores y las regletas al menos un día antes. Un discurso de graduación necesita una posición fija para el micrófono y un volumen comprobado desde el fondo de la sala.
- Monta primero las mesas de buffet y la mesa de bebidas, y coloca después platos, cubiertos, vasos, copas, bandejas y pinzas de servir. Así puedes comprobar que el recorrido no bloquea las sillas ni la recepción de invitados.
- Comprueba el baño, los percheros y los puntos de recogida de basura antes de abrir. La decoración también debe quedar fijada con tiras adhesivas y revisada después de colgar globos y guirnaldas, especialmente si el pronóstico anuncia viento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de graduación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones, reservar el espacio y pedir el catering. Deja la compra de productos frescos, el enfriado de bebidas y el montaje para las últimas 24 horas.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados para el catering?
- Cierra la lista definitiva entre 7 y 10 días antes del cóctel, según el plazo del proveedor. En ese momento confirma también alergias, dietas y el número de raciones que necesitas.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para un cóctel de graduación?
- Mete las bebidas en neveras portátiles o cámaras de frío entre 6 y 8 horas antes de recibir a los invitados. Reserva cubiteras y acumuladores de frío para mantenerlas frías durante todo el servicio.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el espacio?
- Calcula entre 3 y 4 horas para mesas, sillas, buffet, bebidas, decoración y sonido. Haz la prueba de música y micrófono al menos 60 minutos antes de la llegada de los invitados.
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