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Abschlussfeier organisieren: die Checkliste für den ganzen Ablauf

Eine Abschlussfeier steht und fällt mit guter Vorbereitung: Gäste müssen rechtzeitig zusagen, das Catering braucht belastbare Zahlen und Technik darf nicht erst beim Beginn getestet werden. Plane zuerst Gästeliste, Reservierungen und Programm, danach Einkauf und Vorbereitung. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, gekühlte Getränke, Buffet und Empfang. Diese Checkliste berücksichtigt auch Punkte, die häufig zu spät auffallen – etwa Ernährungswünsche, separate Diätoptionen, Garderobe und Müllstationen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Reservierungen vornehmen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Musik zusammenstellen

  • Programm abstimmen

    2 Personen

  • Rede vorbereiten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätoptionen separat bereitstellen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

  • Musik testen

  • Toilette kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

Event

  • Empfang der Gäste betreuen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Diätwünsche prüfen

  • Rede ankündigen

  • Rede moderieren

  • Musik und Lautstärke prüfen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Geräte aufräumen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • LongdrinkgläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaraffenAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 50
  • Ballonpumpe
  • GirlandenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen vor der Feier. So kannst du Gästeliste, Catering und Sitzplätze mit verlässlichen Zahlen planen.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und bestelle Diätoptionen separat. Stelle diese Speisen beim Buffet sichtbar gekennzeichnet bereit, damit niemand am Veranstaltungstag nachfragen muss.
  • Kühle Getränke spätestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn und plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Kühlboxen und Kühlelemente helfen, wenn der Kühlschrank nicht ausreicht.
  • Schließe Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem Empfang an und teste Musik sowie Rede vollständig. Prüfe dabei auch die Lautstärke im hinteren Teil des Raums.
  • Baue Buffet, Getränketisch, Garderobenständer und Müllstationen mindestens 45 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste auf. Kontrolliere außerdem Toiletten, Namensschilder und den Weg zum Empfang, bevor die ersten Gäste kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschlussfeier planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen legst du Termin, Ort, Gästeliste und Reservierungen fest; 10 bis 14 Tage vor der Feier sollten die Anmeldungen abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Abschlussfeier?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach ungefähr 1 bis 2 pro Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser ein und kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn.
Wann muss das Catering für die Abschlussfeier bestellt werden?
Gib die Cateringbestellung etwa 2 bis 3 Wochen vor der Feier auf, sobald die Rückmeldefrist abgelaufen ist. Plane Diätoptionen anhand der endgültigen Gästeliste separat ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschlussfeier?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Getränketisch, Dekoration und Technik ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Empfang abgeschlossen sein.

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