Zo organiseer je een afscheidsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; daarna volgen catering, dieetwensen en het programma. Plan toespraken, muziek en een fotowand ruim vooraf, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen en te ontvangen. Controleer niet alleen eten en drinken, maar ook glazen, koffiekopjes, geluidsapparatuur en kabels. De meeste vertraging ontstaat wanneer aanmeldingen, taart, koeling of techniek pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringreservering maken
6
Muziek en afspeellijst kiezen
2 personen
7
Sprekers voor toespraken vragen
8
Herinnering aan gasten sturen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Taart en gebak ophalen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Servies en glazen controleren
2 personen
14
Toespraak en muziek testen
2 personen
15
Cadeautafel voorbereiden
16
Fotowand samenstellen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
21
Licht en kabels veilig leggen
2 personen
22
Buffettafels inrichten
3 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Dranken klaarzetten
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Welkomsttafel inrichten
27
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
33
Toespraak aankondigen
34
Toespraken begeleiden
2 personen
35
Taart aansnijden en serveren
3 personen
36
Muziek en dans verzorgen
2 personen
37
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Versiering verwijderen
2 personen
43
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Achtergebleven spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Taartmes
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Fotowanddoek
Fotolijstjesaantal 12
Cadeautafelbord
Plakgumaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmer
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en vraag om aanmeldingen én dieetwensen. Zet een uiterste reactiedatum van ongeveer twee weken voor het feest, zodat je catering en boodschappen kunt aanpassen.
Leg toespraken en muziek niet bij één persoon neer. Vraag sprekers minimaal twee weken vooraf en test microfoon, Bluetoothspeaker en afspeellijst uiterlijk de dag ervoor.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, tafelkleden en versiering, buffet, drank en daarna techniek. Houd kabels langs de rand van de ruimte en zet verlengkabels en stekkerdozen niet in looppaden.
Koel dranken enkele uren vooraf en gebruik koelboxen voor voorraad die niet in de koelkast past. Zet karaffen, glazen en flessenopeners bij het drankpunt; die kleine spullen worden vaak pas gemist als de eerste gasten er zijn.
Reserveer voor cadeaus en herinneringen een vaste plek met een cadeautafelbord en fotowand. Leg taartmes, dessertborden en serveertangen klaar voordat het gebak wordt opgehaald, en wijs iemand aan die de ontvangst en het opruimen bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een afscheidsfeest organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Regel catering, sprekers en muziek uiterlijk twee weken voor het feest; de laatste controle doe je de dag ervoor.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een afscheidsfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en stem de verdeling af op de duur van het feest en de aanwezige gasten.
Wanneer moet ik gasten om hun dieetwensen vragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer twee weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de speciale wensen daarna door aan de catering.
Wanneer zet je de geluidsinstallatie en muziek klaar?: Zet speaker, microfoon en kabels tijdens de opbouw klaar en test ze minimaal één dag vooraf. Controleer op de feestdag nogmaals het volume en of de afspeellijst zonder onderbreking werkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.