Cómo organizar una fiesta de despedida paso a paso
Una fiesta de despedida fluye mejor cuando separas la organización en fases: primero fecha, lugar e invitados; después comida, bebidas y programa; al final, montaje y pruebas. Este plan reúne 47 tareas y 38 elementos para que no tengas que improvisar el día de la fiesta. Presta especial atención a las preferencias dietéticas, los discursos, la refrigeración de las bebidas y la seguridad de cables y luces. Reserva tiempo para recoger la tarta y preparar café y té antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Hacer la reserva de catering
- 6
Elegir la música y la lista de reproducción
2 personas
- 7
Pedir a los ponentes que den discursos
- 8
Enviar recordatorio a los invitados
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Recoger la tarta y los pasteles
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Comprobar vajilla y vasos
2 personas
- 14
Probar el discurso y la música
2 personas
- 15
Preparar la mesa de regalos
- 16
Montar la pared fotográfica
2 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Colgar la decoración
3 personas
- 20
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 21
Colocar las luces y los cables de forma segura
2 personas
- 22
Montar mesas de buffet
3 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Preparar las bebidas
2 personas
- 25
Preparar café y té
2 personas
- 26
Montar la mesa de bienvenida
- 27
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los invitados
3 personas
- 29
Servir aperitivos
3 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Reunir fotos y recuerdos
2 personas
- 33
Anunciar el discurso
- 34
Coordinar los discursos
2 personas
- 35
Cortar y servir la tarta
3 personas
- 36
Proporcionar música y baile
2 personas
- 37
Recoger la basura durante el evento
2 personas
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 42
Retirar la decoración
2 personas
- 43
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Devolver los objetos olvidados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Mantelescant. 6
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cuchillo para tarta
- Neveras portátilescant. 3
- Abrebotellascant. 3
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Cargadores de teléfonocant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Lienzo para fondo fotográfico
- Marcos de fotoscant. 12
- Cartel de la mesa de regalos
- Masilla adhesivacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubo
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la lista de invitados antes de reservar el catering. Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para que el número de raciones no sea una estimación.
- Pide los discursos con antelación y haz una prueba completa de la música, el altavoz y el micrófono. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y los cargadores antes del montaje.
- No dejes la compra para la última tarde: revisa primero la vajilla, los vasos, las tazas, las bandejas y las pinzas de servir. Enfría las bebidas con tiempo y prepara jarras o neveras portátiles para mantenerlas disponibles.
- Organiza el montaje en este orden: mesas, sillas y manteles; buffet y bebidas; decoración; sonido y luces. Deja despejadas las zonas de paso y fija los cables para evitar tropiezos.
- Prepara la mesa de regalos y la pared fotográfica antes de que lleguen los primeros invitados. Recoge la tarta y los pasteles, y calcula tiempo suficiente para preparar los aperitivos, el café y el té sin abandonar la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de despedida?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, invitados y catering. Deja la compra, la decoración y las pruebas técnicas para los últimos 2 o 3 días.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de despedida?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha de confirmación aproximadamente 10 días antes. Así podrás ajustar el catering, las bebidas y la distribución de mesas y sillas.
- ¿Qué se prepara el día anterior a una fiesta de despedida?
- El día anterior puedes revisar la compra, enfriar parte de las bebidas, comprobar vajilla y vasos y ensayar los discursos y la música. Deja para el día del evento solo los aperitivos, el café, el té y el montaje final.
- ¿Cómo organizo el montaje de una fiesta de despedida?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, buffet, decoración, sonido y luces. Haz primero el mobiliario, después la comida y las bebidas, y termina con los cables y una prueba completa del equipo.
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