Eine Abschiedsfeier Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Abschiedsfeier zählt ein klarer Ablauf: Erst stehen Datum, Ort und Gästeliste fest, danach folgen Catering, Beiträge und Musik. Plane früh, wer eine Ansprache hält und welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen. Am Veranstaltungstag selbst entscheidet die Reihenfolge beim Aufbau darüber, ob Buffet, Technik und Sitzplätze rechtzeitig bereit sind. Mit dem fertigen Plan behältst du 47 Aufgaben und 38 benötigte Dinge im Blick, ohne kurz vor Beginn improvisieren zu müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Cateringreservierung anlegen
- 6
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
- 7
Redner für Ansprachen anfragen
- 8
Erinnerung an Gäste senden
- 9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Kuchen und Gebäck abholen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Geschirr und Gläser prüfen
2 Personen
- 14
Rede und Musik testen
2 Personen
- 15
Geschenketisch vorbereiten
- 16
Fotowand zusammenstellen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 20
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 21
Licht und Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 22
Buffettische einrichten
3 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Willkommenstisch einrichten
- 27
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 28
Gäste empfangen
3 Personen
- 29
Snacks servieren
3 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Fotos und Erinnerungen sammeln
2 Personen
- 33
Rede ankündigen
- 34
Reden begleiten
2 Personen
- 35
Kuchen anschneiden und servieren
3 Personen
- 36
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
- 37
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
- 38
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Zurückgelassene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- TischdeckenAnz. 6
- HockerAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
- KaraffenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- Tortenmesser
- KühlboxenAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- TelefonladegeräteAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- Fotowand-Stoff
- FotorahmenAnz. 12
- Geschenketisch-Schild
- KleberAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und Eimer
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort mindestens 6 Wochen vorher und verschicke die Einladungen direkt danach. Bitte um Rückmeldung spätestens 14 Tage vor der Feier, damit Catering und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen.
- Frage Redner spätestens 3 Wochen vorher an und sammle ihre Namen, Redezeiten und Musikdateien an einem Ort. Plane pro Ansprache etwa 3 bis 5 Minuten ein, damit der persönliche Teil nicht ausufert.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Gästezahl 7 bis 10 Tage vor der Feier an das Catering weiter. Vergessene Sonderkost lässt sich am Veranstaltungstag meist nicht mehr zuverlässig nachbestellen.
- Kläre die Technik nicht erst beim Aufbau: Teste Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher, Rede und Musik am Vortag. Verlege Verlängerungskabel so, dass niemand darüber stolpert, und halte Telefonladegeräte für Organisierende bereit.
- Beginne den Aufbau etwa 3 Stunden vor dem Empfang: zuerst Tische, Stühle und Buffetflächen, danach Dekoration, Fotowand und Geschenketisch. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vorher gekühlt werden; Kaffee und Tee kommen kurz vor dem Eintreffen der Gäste dazu.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Abschiedsfeier organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Catering, Redner und Musik sollten spätestens 3 Wochen vor der Feier feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Abschiedsfeier?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser für die gesamte Dauer ein und kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vorher.
- Wann muss ich die Gästezahl an das Catering melden?
- Gib die verbindliche Zahl 7 bis 10 Tage vor der Abschiedsfeier weiter. Bis dahin solltest du auch Allergien, vegetarische oder andere Ernährungswünsche erfasst haben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschiedsfeier?
- Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik ein. Für einen Funktionstest von Mikrofon, Lautsprecher, Rede und Musik solltest du zusätzlich 30 Minuten am Vortag reservieren.
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