Zo organiseer je een afscheidsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; pas daarna kun je catering, programma en techniek goed vastleggen. Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en bevestig de locatie uiterlijk een week vooraf. Plan speeches, muziek en foto’s als één programma, zodat de apparatuur daarop aansluit. Op de dag zelf werk je van groot naar klein: eerst tafels, stoelen en buffet, daarna versiering, techniek, eten en drinken. Reserveer het laatste uur voor testen en onverwachte problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reservering locatie bevestigen
7
Programma en speeches afstemmen
2 personen
8
Muziek en foto's verzamelen
2 personen
9
Herinnering naar gasten sturen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Taarten en hapjes voorbereiden
3 personen
14
Foto's en video testen
2 personen
15
Locatie openen en controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Buffettafels inrichten
3 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
20
Fotopresentatie klaarzetten
2 personen
21
Servies en bestek neerleggen
2 personen
22
Hapjes en taart klaarzetten
3 personen
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Dranken en glazen klaarzetten
2 personen
25
Welkomsttafel inrichten

Event

26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Gasten verwelkomen
2 personen
28
Aperitief en hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Toespraken aankondigen
32
Toespraken begeleiden
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Taart aansnijden en serveren
3 personen
35
Muziek verzorgen
36
Afscheidsmoment begeleiden
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Afval en lege flessen verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Apparatuur inpakken
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Garderoberek
Tafelkledenaantal 9

Servies

Bordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Kannenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Fotolijstjesaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 45
Viltstiftenaantal 2
Gastenboek
Pennenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Zo heb je tijd om dieetwensen, aantallen en de indeling van het buffet te verwerken.
Maak één tijdschema voor speeches, muziek en de fotopresentatie. Test laptop, projector, projectiescherm, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor ontvangst van de gasten.
Zet het buffet en de dranken niet op dezelfde plek als de welkomsttafel. Richt de welkomsttafel met welkomstbord, naamkaartjes, pennen en gastenboek in bij de ingang, zodat de doorloop niet vastloopt.
Koel de dranken vooraf en reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet glazen, kannen en serveerschalen tegelijk klaar; juist die kleine onderdelen worden bij de opbouw vaak vergeten.
Plan de opbouw in deze volgorde: locatie controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet inrichten, versiering ophangen, techniek aansluiten en pas daarna hapjes, taart, koffie en thee klaarzetten. Houd minstens 30 minuten over voor een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een afscheidsfeest versturen?: Verstuur ze bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest, zodat je dieetwensen, catering en de tafelindeling nog kunt aanpassen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een afscheidsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een afscheidsfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de volledige opbouw van tafels, stoelen, buffet, versiering en techniek. Reserveer daarna nog 30 tot 60 minuten om de fotopresentatie, het geluid en de catering te testen.
Wanneer moet ik de speeches en fotopresentatie regelen?: Leg sprekers, volgorde en maximale spreektijd uiterlijk 2 weken vooraf vast. Verzamel foto’s en video’s uiterlijk 7 dagen vooraf en test de presentatie nogmaals op de laptop en projector op de feestdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.