Eine Abschiedsfeier Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Abschiedsfeier müssen persönliche Beiträge, Verpflegung und Technik gut zusammenspielen. Lege zuerst Termin und Ort fest, kläre danach Gästeliste und Anmeldungen und plane erst dann Reden, Fotos und Musik. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Ernährungswünsche und die Reservierung der Location geklärt sein. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem ausreichend Vorlauf für Aufbau, Fotopräsentation, Getränke und den Kaffee- und Teebereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Reservierung der Location bestätigen
- 7
Programm und Reden abstimmen
2 Personen
- 8
Musik und Fotos sammeln
2 Personen
- 9
Erinnerung an Gäste senden
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Kuchen und Häppchen vorbereiten
3 Personen
- 14
Fotos und Videos testen
2 Personen
- 15
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 17
Buffettische einrichten
3 Personen
- 18
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 19
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 20
Fotopräsentation aufbauen
2 Personen
- 21
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 22
Snacks und Kuchen bereitstellen
3 Personen
- 23
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 24
Getränke und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 25
Willkommenstisch einrichten
Event
- 26
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 27
Gäste begrüßen
2 Personen
- 28
Aperitif und Häppchen servieren
3 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Reden ankündigen
- 32
Reden begleiten
- 33
Buffet auffüllen
3 Personen
- 34
Kuchen anschneiden und servieren
3 Personen
- 35
Musik organisieren
- 36
Abschiedsmoment begleiten
2 Personen
- 37
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Müll und leere Flaschen einsammeln
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Location reinigen
4 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 43
Geräte einpacken
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 3
- Garderobenständer
- TischdeckenAnz. 9
Geschirr
- TellerAnz. 50
- TortenplattenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 45
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- KannenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 80
- Ballonbogen
- GirlandenAnz. 8
- FotorahmenAnz. 12
- Willkommensschild
- NamensschilderAnz. 45
- FilzstifteAnz. 2
- Gästebuch
- StifteAnz. 6
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- Tortenmesser
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- HandfegerAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LaternenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Buffettische und Garderobe stehen zuerst, danach folgen Dekoration, Geschirr und die Verpflegung.
- Bitte Gäste spätestens 7 Tage vorher um eine Rückmeldung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Kuchen, Häppchen und Getränke nicht erst am selben Tag angepasst werden müssen.
- Sammle Redebeiträge, Musik und Fotos spätestens 10 Tage vor der Feier. So bleibt Zeit, die Reihenfolge abzustimmen und die Fotopräsentation auf Laptop, Projektor und Leinwand zu testen.
- Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn. Stelle Gläser, Kannen und Servierschalen erst kurz vor dem Einlass bereit, damit der Willkommenstisch übersichtlich bleibt.
- Teste die Technik am Veranstaltungsort mit den tatsächlichen Verlängerungskabeln und dem Bluetooth-Lautsprecher. Halte zusätzlich Filzstifte, Stifte und das Gästebuch am Willkommenstisch bereit, statt sie später im Aufbau zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Abschiedsfeier planen?
- Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Programm, Reden sowie Fotos abgestimmt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschiedsfeier?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten, bei Dekoration und Fotopräsentation besser mit 2 Stunden. Öffne den Ort zuerst für Kontrolle und stelle danach Mobiliar, Buffet, Technik und Getränke auf.
- Wann soll ich die Gäste an eine Abschiedsfeier erinnern?
- Eine Erinnerung 5 bis 7 Tage vor der Feier reicht meistens aus. Bitte dabei um eine verbindliche Rückmeldung und frage erneut nach Ernährungswünschen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Abschiedsfeier?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser und Kaffee sollten zusätzlich durchgehend bereitstehen; kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vorher.
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