Organiser une fête d’adieu, étape par étape

Une fête d’adieu se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des invités, puis du programme et des souvenirs à partager. Prévoyez assez tôt les discours, les photos, la musique et les besoins alimentaires : ce sont les éléments les plus souvent oubliés. La dernière semaine sert à confirmer les présences et les achats. Le jour J, gardez une heure pour ouvrir la salle, installer les tables, tester la projection et préparer le buffet avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer la réservation du lieu
7
Coordonner le programme et les discours
2 personnes
8
Collecter la musique et les photos
2 personnes
9
Envoyer un rappel aux invités
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les gâteaux et les amuse-bouches
3 personnes
14
Tester les photos et les vidéos
2 personnes
15
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer les tables de buffet
3 personnes
18
Suspendre la décoration
3 personnes
19
Raccorder la sonorisation
2 personnes
20
Installer la présentation photo
2 personnes
21
Disposer la vaisselle et les couverts
2 personnes
22
Préparer les snacks et le gâteau
3 personnes
23
Installer le point café et thé
2 personnes
24
Préparer les boissons et les verres
2 personnes
25
Installer la table d’accueil

Événement

26
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
27
Accueillir les invités
2 personnes
28
Servir l'apéritif et les amuse-bouches
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Annoncer les discours
32
Encadrer les discours
33
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
34
Couper et servir le gâteau
3 personnes
35
Fournir la musique
36
Animer le moment d’au revoir
2 personnes
37
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

38
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Nettoyer le lieu
4 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Remettre le mobilier en place
4 personnes
43
Emballer le matériel
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements
Nappesqté 9

Vaisselle

Assiettesqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 45
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Ballonsqté 80
Arche de ballons
Guirlandesqté 8
Cadres photoqté 12
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 45
Feutresqté 2
Livre d’or
Stylosqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteau à gâteau
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à mainqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires avant de faire les achats.
Désignez une personne pour coordonner les discours, la musique et les photos. Demandez les fichiers au moins 7 jours avant la fête afin de tester l’ordinateur, le projecteur et le son.
Prévoyez une vérification des boissons 24 heures avant : refroidissez-les à l’avance et comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, selon la durée de la réception.
Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, la vaisselle et le point café-thé.
Testez la présentation photo et les vidéos dans la salle avec les rallonges et multiprises prévues. Un essai complet avant l’ouverture évite les problèmes de câble, de format ou de son.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’adieu ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de recueillir les réponses et de rassembler les discours, photos et vidéos.
Quand envoyer les invitations pour une fête d’adieu ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant la fête pour ajuster les achats, le buffet et les besoins alimentaires.
Quand préparer les boissons et le gâteau ?: Achetez les boissons et vérifiez la liste des courses 1 à 2 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et préparez les gâteaux et amuse-bouches assez près du début de la fête pour qu’ils restent frais.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Comptez au moins 1 heure pour une installation complète, davantage si vous utilisez une projection photo et une décoration suspendue. Ouvrez la salle avant les invités pour tester le son et l’image sans pression.

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