Actiedag organiseren: checklist en planning
Een actiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar tafels. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, aanmeldingen, vrijwilligers en betaalwijze voor donaties. Op de dag zelf komen daar materiaaltransport, catering, informatieborden, geluidsapparatuur en de volledige opbouw bij. Deze checklist zet de werkzaamheden in een praktische volgorde, zodat je minder snel iets vergeet of pas op het laatste moment ontdekt dat materiaal ontbreekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Reservering materialen bevestigen
Vergunningen controleren
Betaalwijze voor donaties regelen
Donatieformulieren printen
Programma en route printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Donatietafel voorbereiden
2 personen
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Eetbuffet inrichten
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Actieprogramma begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Materialen demonteren
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Donaties veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Donatieopbrengst overmaken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Waterkannenaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Drankdispensersaantal 3
- Donatiebussenaantal 4
- Kassaboxenaantal 2
- Naamstickersaantal 100
- Polsbandjesaantal 150
- Printpapieraantal 250
- Boodschappen
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Plakhaakjesaantal 30
- Pijlbordenaantal 10
- Informatiebordenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Rubberen handschoenenaantal 8
Tips
- Bevestig de locatie, materialen en eventuele vergunningen uiterlijk twee weken vooraf. Controleer ook waar partytenten, tafels, stoelen en geluidsapparatuur mogen staan.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en deel vrijwilligers per taak in. Plan naast de uitvoering minstens twee mensen voor ontvangst, donaties en het drankpunt.
- Regel de donatiebetaalwijze vóór je de formulieren print. Leg kassa, wisselgeld en geprinte formulieren samen klaar op de donatietafel, zodat bezoekers niet hoeven te wachten.
- Plan de opbouw als een vaste volgorde: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, partytenten opbouwen, verlichting en geluid aansluiten en daarna buffet, drankpunt en informatieborden inrichten.
- Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de basisopstelling staat. Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start en houd powerbanks en ledlampen achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een actiedag organiseren?
- Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Regel in de eerste twee weken de locatie, vergunningen, materialen en uitnodigingen; gebruik de laatste week voor bevestigingen, boodschappen en de vrijwilligersindeling.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een actiedag?
- Reken op minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de donatietafel, één voor het drankpunt en twee voor opbouw en praktische ondersteuning. Bij meer dan 50 deelnemers voeg je per extra 25 mensen ongeveer één vrijwilliger toe.
- Wanneer moet ik de locatie opbouwen voor een actiedag?
- Plan de opbouw minimaal twee uur vóór de ontvangst van bezoekers. Reserveer extra tijd als je partytenten, geluidsinstallatie, verlichting en een eetbuffet moet plaatsen.
- Wat moet ik op de actiedag zelf als eerste controleren?
- Controleer bij opening eerst de toegang, tafels, stoelen, tenten en stroomvoorziening. Test daarna de microfoon en speakers, zet de donatietafel klaar en controleer of dranken, hapjes, informatieborden en geprinte routes aanwezig zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!