Checklist para organizar una jornada de acción sin olvidos
Organizar una jornada de acción requiere coordinar personas, permisos, materiales y un horario de montaje concreto. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, y deja cerradas con antelación las reservas del recinto y del material. En los últimos días tendrás que preparar donaciones, carteles, programa, bebidas y comida. El día del evento, sigue un orden claro: abrir el lugar, montar las zonas, conectar sonido e iluminación y comprobar que todo funciona antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Confirmar la reserva de material
Comprobar permisos
Gestionar el método de pago para las donaciones
Imprimir formularios de donación
Imprimir programa y ruta
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la mesa de donaciones
2 personas
Preparar los carteles informativos
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Guiar el programa de acción
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Desmontar materiales
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Transferir los ingresos de donaciones
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 8
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cajas de donacionescant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Pulserascant. 150
- Papel de impresióncant. 250
- Compras
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Ganchos adhesivoscant. 30
- Carteles direccionalescant. 10
- Paneles informativoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Esponjascant. 6
- Guantes de gomacant. 8
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes asignar voluntarios, calcular la compra y preparar el buffet sin improvisar cantidades el mismo día.
- Confirma el recinto, el material reservado y los permisos entre 10 y 14 días antes. Comprueba también dónde estarán los enchufes y si necesitas cables alargadores, regletas o baterías externas.
- Prepara la mesa de donaciones con formularios impresos, carteles informativos, una caja y cambio. Define un método de pago adicional y pruébalo al menos 48 horas antes para evitar problemas durante la jornada.
- Enfría las bebidas la víspera y prepara los aperitivos el mismo día con tiempo. Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada del público para montar el buffet, el punto de bebidas y las mesas.
- Llega entre 2 y 3 horas antes para abrir la ubicación, colocar mesas y sillas, montar las carpas y conectar sonido e iluminación. Haz una prueba de micrófono, altavoces y lámparas LED antes de comenzar el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de acción?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder asignar voluntarios, recoger preferencias dietéticas y calcular comida y material.
- ¿Con cuánta antelación se deben confirmar los permisos y las reservas?
- Confirma los permisos, el recinto y el material entre 10 y 14 días antes. Vuelve a comprobarlo 48 horas antes, especialmente si dependes de carpas, mesas, sonido o iluminación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una jornada de acción?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar carpas, preparar buffet y bebidas, conectar equipos y hacer una prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que preparar las donaciones y los carteles?
- Imprime los formularios, el programa, la ruta y los carteles entre 2 y 3 días antes. Prepara la mesa de donaciones y la caja con cambio el día anterior, y comprueba el método de pago 48 horas antes.
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