La checklist pour organiser votre Jour d’action

Un Jour d’action demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les bénévoles, le lieu et le matériel. Commencez par confirmer les réservations et les autorisations, puis répartissez les rôles avant de préparer les dons, le parcours et les repas. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tentes, les tables, le buffet, la sonorisation et le point boissons. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du matériel
Vérifier les autorisations
Organiser le mode de paiement pour les dons
Imprimer les formulaires de don
Imprimer le programme de route
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la table de dons
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Animer le programme d’action
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Verser le produit des dons
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Boîtes de donsqté 4
Caissesqté 2
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 150
Papier d’impressionqté 250
Courses

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 8

Conseils

Confirmez le lieu, le matériel et les autorisations au moins 7 jours avant l’action. Une réservation non reconfirmée peut retarder toute l’installation, surtout si les tentes, les tables pliantes ou la sonorisation arrivent séparément.
Traitez les inscriptions avant de répartir les bénévoles et demandez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant. Vous aurez ainsi un nombre fiable de participants et pourrez prévoir les encas, les assiettes et les couverts.
Préparez le paiement des dons avant le jour J : caisse, monnaie, formulaires imprimés et solution de paiement doivent être réunis au même endroit. Gardez une personne responsable de la table de dons pendant toute l’ouverture.
Prévoyez au moins 2 heures pour l’installation sur place si vous devez monter les tentes, placer les tables et les chaises, brancher l’éclairage et raccorder les haut-parleurs. Testez le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez le point boissons séparément du buffet. Avec des glacières, des distributeurs, des gobelets réutilisables et des carafes d’eau déjà en place, le service démarre sans attente.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Jour d’action ?: Commencez au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, le lieu, le matériel et les autorisations doivent être confirmés avant la dernière semaine.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un Jour d’action ?: Prévoyez environ 2 heures pour ouvrir le lieu, monter les tentes, installer les tables et les chaises, mettre en place le buffet et tester le son et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes si le matériel est livré séparément.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et clôturez les réponses 3 jours avant l’action. Ce délai permet d’adapter les achats et de préparer les encas sans improviser le jour même.
Que faut-il préparer pour gérer les dons ?: Réunissez la solution de paiement, les formulaires imprimés, une caisse et suffisamment de monnaie au moins 24 heures avant. Installez la table de dons avant l’ouverture et désignez une personne pour la surveiller.

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