Checklist voor een acrobatenshow organiseren

Een acrobatenshow vraagt om meer dan een artiest en een podium. Je moet de locatie geschikt maken voor doeken, aerialhoepels en acrobatiekmatten, terwijl publiek, techniek en catering elkaar niet in de weg zitten. Begin met de locatie, de acrobatengroep en de veiligheidsvoorwaarden; werk daarna het programma en de publieksindeling uit. In deze checklist zie je ook welke controles en voorbereidingen vaak te laat gebeuren, zoals vluchtroutes, laadruimte, technische afstemming en het vrijmaken van de podiumvloer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Acrobatengroep vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Technische wensen afstemmen
2 personen
Indeling publieksruimte maken
2 personen
Stoelenplan maken
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Crewindeling maken
Draaiboek printen
Bezoekerslijst printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Acrobaten ontvangen
2 personen
Rekwisieten uitladen
4 personen
Acrobatiektoestellen opbouwen
5 personen
Valmatten leggen
4 personen
Veiligheidshekken plaatsen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
5 personen
Entreetafel plaatsen
2 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Brandblussers controleren
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichtshow testen
3 personen
Acrobatiekveiligheid testen
5 personen
Artiestenbriefing houden
6 personen
Publieksbegeleiders instrueren
4 personen
Entree bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Voorprogramma begeleiden
2 personen
Zaallichten dimmen
Show aankondigen
Acrobatenshow begeleiden
6 personen
Veiligheidszone bewaken
3 personen
Techniek bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Gasten uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Acrobatiektoestellen afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Valmatten reinigen
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe leeghalen
2 personen
Materialen laden
4 personen
Bruikbare restanten koelen
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Locatie afsluiten
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Facturen verzamelen
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 220
Afvalbakkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 220
Eetbordenaantal 120
Vorkenaantal 220
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Acrobatiedoekenaantal 2
Aerialhoepelsaantal 2
Acrobatiekmattenaantal 10
Crashmattenaantal 6
Handstandblokkenaantal 4
Evenwichtsbalkenaantal 2
Jongleerkegelsaantal 12
Jongleerballenaantal 20
Opbergbakkenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Reservebatterijenaantal 30

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 4
Lichtstatiefaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
LED-lichtslingersaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Vloertapeaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Theatergordijnenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Decoratieve vlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertrolleysaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen van de acrobatengroep uiterlijk enkele weken voor de show vast. Vraag naar de benodigde ophangpunten, vrije hoogte, vloerbelasting, stroomaansluitingen en ruimte voor acrobatiedoeken en aerialhoepels.
Maak de publieksindeling voordat je stoelen en tafels klaarzet. Houd een duidelijke vrije zone rond de speelvloer aan en controleer of alle bezoekers de act kunnen zien zonder in de veiligheidsruimte te komen.
Plan de veiligheidscontrole niet pas op de showdag. Controleer vooraf de vluchtroutes, verzekering en eventuele vergunningen; loop op de dag zelf nogmaals de podiumvloer, matten en kabelgoten na.
Stem geluid en presentatie vooraf af met de artiesten. Test actieve speakers, audiomixer, draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers binnenkomen.
Regel publieksservice en catering in een aparte stroom. Koel dranken op tijd, zet afvalbakken en garderoberekken klaar en houd buffettafels weg van de laadzone en de route naar de speelvloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een acrobatenshow organiseren?: Leg de locatie en acrobatengroep bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor het definitieve programma, de veiligheidscontrole, catering en technische afstemming.
Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig voor een acrobatenshow?: Maak vooraf een veiligheidsplan en controleer vluchtroutes, podiumvloer, ophangpunten en acrobatiekmatten. Plan minstens twee controles: één vóór de opbouw en één direct vóór de show.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een acrobatenshow?: Reserveer minimaal 3 uur voor het plaatsen en controleren van vloer, doeken, aerialhoepels, matten en geluid. Tel extra tijd op als er technische tests of meerdere acts in het programma zitten.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een acrobatenshow?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de show en bevestig daarna de catering. Bereid dranken en servies vóór de opening voor, zodat de publieksruimte tijdens de techniekcheck vrij blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.