Checklist pour organiser un spectacle d'acrobates

Un spectacle d'acrobates demande plus qu'une réservation de salle et quelques invitations. Il faut coordonner la troupe, les autorisations, l'assurance, la technique, la sécurité du public et l'accueil des artistes. Cette checklist de 83 tâches et 71 éléments vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu au rangement final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : plancher de scène, zone de chargement, loges, câbles et liste des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver le groupe d’acrobates
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Élaborer l'aménagement de l'espace public
2 personnes
Établir le plan des sièges
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Établir la répartition de l’équipe
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Accueillir les acrobates
2 personnes
Décharger les accessoires
4 personnes
Monter les équipements d’acrobatie
5 personnes
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Installer les sièges du public
5 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de traiteur
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Contrôler les extincteurs
Effectuer la balance technique
3 personnes
Tester le show lumière
3 personnes
Tester la sécurité de l’acrobatie
5 personnes
Organiser le briefing des artistes
6 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
4 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le pré-programme
2 personnes
Tamiser les lumières de la salle
Annoncer le spectacle
Encadrer le spectacle d’acrobates
6 personnes
Surveiller la zone de sécurité
3 personnes
Gérer la technique
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Effectuer le check-out des invités
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les appareils d’acrobatie
5 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Nettoyer les tapis de chute
3 personnes
Nettoyer l'espace public
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Refroidir les restes réutilisables
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Fermer le lieu
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Rassembler les factures
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 220
Poubellesqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 220
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Tissus d’acrobatieqté 2
Cerceaux aériensqté 2
Tapis d’acrobatieqté 10
Tapis de réceptionqté 6
Blocs pour l’équilibre sur les mainsqté 4
Poutres d’équilibreqté 2
Massues de jonglageqté 12
Balles de jonglageqté 20
Bacs de rangementqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Piles de rechangeqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 4
Ruban de solqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4
Gants de travailqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Rideaux de théâtreqté 2
Nappesqté 10
Drapeaux décoratifsqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Chariots de serviceqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, la troupe et les autorisations : vérifiez la hauteur disponible, la solidité du plancher et les issues de secours avant de confirmer la configuration du spectacle.
Finalisez le programme avant d'envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d'au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Faites valider les besoins techniques avec les acrobates : tissus, cerceaux aériens, tapis, microphones, mixeur audio et alimentation électrique ne peuvent pas être improvisés le jour même.
Préparez un plan séparé pour le public et pour les artistes. Les tables de buffet, les sièges, les portants, les cintres et les tables de loge doivent rester accessibles sans empiéter sur la zone d'acrobatie.
La veille, refroidissez les boissons, préparez le service traiteur, rassemblez le matériel et imprimez le déroulé ainsi que la liste des visiteurs. Le jour J, ouvrez suffisamment tôt pour dégager la zone de chargement et contrôler la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle d'acrobates ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et la troupe, vérifier les autorisations et l'assurance, envoyer les invitations et régler les besoins techniques.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle d'acrobates ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le spectacle. Gardez ensuite 2 semaines pour les inscriptions, les relances et la collecte des informations alimentaires.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un spectacle d'acrobates ?: Contrôlez au minimum la hauteur, le plancher de scène, les issues de secours, l'alimentation électrique et l'espace réservé aux tapis et agrès. Faites cette vérification avant de finaliser l'aménagement du public.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Rassemblez le matériel et préparez le service traiteur la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l'ouverture, puis faites un dernier contrôle technique à l'arrivée de l'équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.