Checklist para organizar un espectáculo de acróbatas

Organizar un espectáculo de acróbatas requiere coordinar artistas, espacio, seguridad y público en el orden adecuado. Esta checklist reúne 83 tareas y 71 materiales para que no se queden atrás los permisos, el seguro, el suelo del escenario o las necesidades técnicas. Empieza por reservar el lugar y cerrar el grupo de acróbatas; después concreta el programa, las inscripciones y la distribución del público. El día del evento, reserva tiempo para despejar la carga, revisar el montaje y preparar bebidas y catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar el grupo de acróbatas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Fijar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
Diseñar la distribución del área de público
2 personas
Hacer el plano de asientos
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Hacer la distribución del equipo
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Reunir los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Recibir a los acróbatas
2 personas
Descargar los accesorios
4 personas
Montar los equipos de acrobacia
5 personas
Colocar colchonetas de caída
4 personas
Colocar vallas de seguridad
3 personas
Colocar las sillas para el público
5 personas
Colocar la mesa de entrada
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Comprobar los extintores
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Probar el espectáculo de luces
3 personas
Probar la seguridad de la acrobacia
5 personas
Realizar la reunión informativa con los artistas
6 personas
Instruir a los guías de público
4 personas
Atender la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar el programa previo
2 personas
Atenuar las luces del salón
Anunciar el espectáculo
Coordinar el espectáculo de acrobacias
6 personas
Vigilar la zona de seguridad
3 personas
Operar la técnica
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Registrar la salida de los invitados
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los aparatos de acrobacia
5 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Limpiar los colchones de caída
3 personas
Limpiar el espacio del público
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas
Cargar los materiales
4 personas
Enfriar los restos utilizables
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Cerrar el recinto
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Recopilar facturas
Enviar un mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 220
Papeleracant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platos de postrecant. 220
Platos llanoscant. 120
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Telones de acrobaciacant. 2
Aros aéreoscant. 2
Colchonetas de acrobaciacant. 10
Colchonetas de caídacant. 6
Bloques de parada de manoscant. 4
Barras de equilibriocant. 2
Conos de malabarescant. 12
Pelotas de malabarescant. 20
Cajas de almacenamientocant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Baterías de repuestocant. 30

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 4
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Cinta para el suelocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4
Guantes de trabajocant. 8

Decoración

Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 8
Cortinas de teatrocant. 2
Mantelescant. 10
Banderas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Carros de serviciocant. 2

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el seguro antes de confirmar la fecha públicamente. Como mínimo, revisa estos documentos varias semanas antes y guarda una copia accesible el día del espectáculo.
Pide las necesidades técnicas al grupo de acróbatas antes de diseñar el plano. Los aros aéreos, los telones, las colchonetas, los micrófonos y los cables pueden cambiar la distribución del escenario y del público.
Revisa el suelo del escenario durante el montaje, no solo al abrir el lugar. Comprueba que las colchonetas queden estables, que las canaletas cubran los cables y que las rutas de evacuación sigan despejadas.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Imprime una lista de visitantes y un plan de trabajo para que el equipo pueda resolver entradas, asientos y servicio sin depender de un móvil.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara las mesas de buffet, vajilla y servicio antes de recibir al público. Deja una persona responsable de abrir la ubicación y otra de coordinar la carga y el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que reservar el lugar para un espectáculo de acróbatas?: Reserva el lugar antes de fijar definitivamente al grupo y el programa, preferiblemente con varias semanas de margen. Necesitas tiempo para comprobar permisos, seguro, rutas de evacuación y condiciones del escenario.
¿Qué equipo técnico necesita un espectáculo de acróbatas?: El plan contempla altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, alargadores, regletas y canaletas para cables. El grupo debe confirmar con antelación si también necesita telones, aros aéreos o colchonetas.
¿Cuándo se debe revisar el suelo del escenario?: Haz una primera comprobación antes del montaje y otra justo antes de abrir al público. El suelo debe estar despejado, estable y compatible con las colchonetas y el equipo de acrobacia.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el catering y las bebidas?: Enfría las bebidas varias horas antes y prepara el catering antes de que lleguen los visitantes. Así puedes montar mesas, vasos, platos y utensilios sin mezclar el servicio con la entrada del público.

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