Checklist voor een achtervolgingswedstrijd organiseren

Bij een achtervolgingswedstrijd moet niet alleen het parcours kloppen; ook startplaatsen, tijdwaarneming en veiligheid moeten tegelijk geregeld zijn. Begin met het wedstrijdformat en de locatie, en werk daarna toe naar vergunning, verzekering en een praktisch veiligheidsplan. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, publiceer je de startlijst en deel je vrijwilligers in. Op de wedstrijddag test je stroom, verlichting en communicatie voordat de eerste deelnemers starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Parcours en startplaatsen bepalen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Officials en jury vastleggen
Medische ondersteuning regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
Startlijst publiceren
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Nummers en documenten printen
Fietsen en uitrusting controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Stroom en verlichting testen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tent en ontvangstbalie opbouwen
4 personen
Parcours afzetten
6 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Timingapparatuur installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen opstellen
2 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Openingsronde begeleiden
4 personen
Wedstrijdrondes begeleiden
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Rondes omroepen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek en renners informeren
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Bedankwoord geven
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsbokkenaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdwaarneming
Stopwatchesaantal 4
Laptop
Printer
portofoonsaantal 8
Megafoonaantal 2
Geluidsinstallatie
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Richtingpijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de startplaatsen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Daarmee kun je de wedstrijdvergunning aanvragen, officials en jury vastleggen en een helder parcours uitwerken.
Controleer minimaal 6 weken voor de wedstrijd welke vergunning en verzekering nodig zijn. Werk daarna het veiligheidsplan uit met verkeerskegels, dranghekken, afzetlint en een plan voor medische ondersteuning.
Open de inschrijving uiterlijk 4 weken vooraf en sluit die 7 dagen voor de wedstrijd. Verzamel tegelijk dieetwensen en startgelden, zodat de startlijst en catering niet op het laatste moment veranderen.
Maak 3 tot 5 dagen vooraf een materiaalcontrole voor fietsen en uitrusting. Leg reservefietsen, fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden apart; deze worden vaak pas gemist als een deelnemer al klaarstaat.
Test op de wedstrijddag minstens 2 uur voor de start de elektronische tijdwaarneming, stopwatches, laptop, printer, portofoons en megafoon. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, bouwlampen en lichtslangen voordat je tafels en stoelen plaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een achtervolgingswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg het format vast en controleer vergunning en verzekering; houd de laatste 7 dagen vrij voor startlijst, vrijwilligersindeling en weerscontrole.
Wanneer moet ik de vergunning voor een achtervolgingswedstrijd aanvragen?: Vraag de vergunning direct aan zodra locatie en parcours vaststaan, idealiter 6 tot 8 weken voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over voor aanvullende veiligheidsmaatregelen of wijzigingen aan de route.
Hoeveel tijd voor de start moet de locatie klaar zijn?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste start. Gebruik die tijd voor stroom- en verlichtingstests, het plaatsen van tafels en stoelen, het markeren van het parcours en het controleren van tijdwaarneming en communicatie.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een achtervolgingswedstrijd?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf. Je hebt dan nog tijd om aanmeldingen en startgelden te controleren, dieetwensen te verwerken, nummers te printen en de startlijst te publiceren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.