Checklist pour organiser une course-poursuite
Une course-poursuite demande plus qu’un parcours et des vélos. Il faut cadrer le format, obtenir les autorisations, sécuriser les départs et préparer le chronométrage avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’à l’installation le jour J. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les vélos de réserve, les talkies-walkies, l’éclairage et les documents imprimés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Définir le parcours et les départs
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Constituer les officiels et le jury
Organiser l'assistance médicale
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
Publier la liste de départ
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer les numéros et les documents
Vérifier les vélos et l’équipement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et le comptoir d'accueil
4 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
Effectuer le contrôle de sécurité
4 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Installer les vélos
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Animer la ronde d'ouverture
4 personnes
Animer les manches du concours
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Annoncer les tours
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer le public et les coureurs
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Faire le discours de remerciement
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
Suivi
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 4
- Poubellesqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Matériel de sport
- Cônes de signalisationqté 40
- Barrières de fouleqté 20
- Ruban de balisageqté 6
- Numéros de départqté 120
- Porte-dossardsqté 120
- Vélos de réserveqté 2
- Pompes à véloqté 4
- Kits d'outilsqté 2
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Supports à véloqté 4
Équipement
- Chronométrage électronique
- Chronomètresqté 4
- Ordinateur portable
- Imprimante
- talkies-walkiesqté 8
- Mégaphoneqté 2
- Système de sonorisation
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Serviettesqté 12
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 20
- Gants de travailqté 12
Décoration
- Drapeaux de matchqté 12
- Flèches directionnellesqté 20
- Panneaux d'informationqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par définir le format, les catégories et les départs avant de réserver le lieu : ces choix déterminent le parcours, le nombre de bénévoles et le matériel de chronométrage.
- Demandez l’autorisation de compétition et vérifiez l’assurance plusieurs semaines avant l’épreuve. Ajoutez ensuite un plan de sécurité avec les zones à baliser, les barrières et l’assistance médicale.
- Fermez les inscriptions avant de publier la liste de départ. Prévoyez les numéros, les porte-dossards et une répartition précise des bénévoles afin que chaque poste soit couvert le jour de la course.
- Contrôlez les vélos et l’équipement avant l’ouverture du site. Gardez des vélos de réserve, une pompe, des kits d’outils et des chambres à air de rechange accessibles près du parcours.
- Le jour J, testez l’alimentation électrique, l’éclairage, le chronométrage et les talkies-walkies avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons et installez tables, chaises, tentes et signalisation suffisamment tôt pour absorber les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une course-poursuite ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour définir le format, réserver le lieu, demander l’autorisation, vérifier l’assurance et recruter les bénévoles. Commencez encore plus tôt si le parcours utilise la voie publique.
- Quand ouvrir et fermer les inscriptions ?
- Ouvrez les inscriptions dès que le format, le parcours et les conditions de participation sont fixés. Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la course pour traiter les besoins alimentaires, vérifier les frais et publier la liste de départ.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course-poursuite ?
- Le nombre dépend du parcours et du nombre de départs, mais prévoyez au minimum un responsable par zone sensible, une équipe pour les départs et arrivées, une personne au chronométrage et une équipe d’assistance. Finalisez la répartition au moins 3 jours avant l’épreuve.
- Que faut-il tester le matin de la course ?
- Testez au moins 2 heures avant le premier départ le chronométrage électronique, les chronomètres, l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation, les talkies-walkies et l’éclairage. Vérifiez aussi les vélos de réserve et le balisage du parcours avant l’ouverture du lieu.
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