Checklist voor een accordeonconcert organiseren

Een accordeonconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum en een artiest vastleggen. Regel eerst de locatie, concertdatum, artiesten en het programma; werk daarna aan uitnodigingen, aanmeldingen en techniek. In de laatste week controleer je catering, dieetwensen, bezoekerslijst, route en programmaboekjes. Op de concertdag zelf draait alles om een opgeruimde zaal, een getest geluidssysteem, voldoende zitplaatsen en een duidelijke entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Concertdatum vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Pauzemoment bepalen
2 personen
Entreeprijs vaststellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Artiëntenroute delen
Techniek reserveren
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programmaboekjes printen
Entreegeld voorbereiden

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumgedeelte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumentenopstelling maken
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Artiënten ontvangen
2 personen
Programma doornemen
3 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Entree registreren
2 personen
Concert begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Artiënten verzorgen
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Instrumenten afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Decoratiedoekaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg pauzemoment en programma uiterlijk twee weken vooraf vast. Zo kun je de programmaboekjes printen en catering en drank afstemmen op de verwachte bezoekers.
Test microfoons, standaards, luidsprekers, mengpaneel en verlengkabels vóór de zaal opengaat. Leg reservebatterijen klaar en controleer of muzieklessenaars op de juiste plek staan.
Zet stoelen pas neer nadat het podiumgedeelte en de looproute voor artiesten zijn bepaald. Houd ruimte vrij voor kledingrekken, techniek en een veilige doorgang naar de uitgang.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen, niet pas tijdens de pauze.
Bereid entreegeld en bezoekerslijst minimaal één uur voor aanvang voor. Open de locatie daarna met genoeg tijd om zaal, verlichting, decoratie, programmaboekjes en geluidsapparatuur nog één keer te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een accordeonconcert organiseren?: Leg locatie, datum en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer de aankondiging ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de techniek voor een accordeonconcert regelen?: Reserveer microfoons, luidsprekers, mengpaneel en kabels uiterlijk 3 weken vooraf. Plan op de concertdag minimaal 90 minuten voor opbouw en een volledige geluidstest.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een accordeonconcert?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en voeg ongeveer 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 80 aanmeldingen betekent dat 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Wanneer moet ik catering en drank voor het accordeonconcert bestellen?: Bestel catering 7 tot 10 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn bijgewerkt. Koel dranken op de dag zelf enkele uren voor aanvang en zet koffie en thee vóór de deuren openen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.