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Akkordeonkonzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Akkordeonkonzert steht und fällt mit sauberer Vorbereitung: Termin, Künstler, Programm, Technik und Einlass müssen zusammenpassen. Plane zuerst Raum und Konzertablauf, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen zählen gedruckte Programmhefte, gekühlte Getränke und vorbereitetes Eintrittsgeld. Am Veranstaltungstag bleiben Saalkontrolle, Bestuhlung, Bühnenbereich und Tonanlage als feste Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Konzerttermin festlegen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Pausenzeit festlegen

    2 Personen

  • Eintrittspreis festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online ankündigen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Künstlerroute teilen

  • Technik reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Eintrittsgeld vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Instrumentenaufbau erstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Pausensnacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Programm durchgehen

    3 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Einlass registrieren

    2 Personen

  • Konzert begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Besucher begleiten

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • NotenpulteAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • TortenplattenAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 80
  • DekostoffAnz. 4
  • TischdekorationAnz. 8
  • ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischsetsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Künstler und teile die Anfahrt spätestens eine Woche vor dem Konzert. So lassen sich Ankunft, Aufbau und ein möglicher Soundcheck mit dem Programm abstimmen.
  • Plane die Pause mit einer konkreten Uhrzeit und rechne pro Gast mindestens ein Getränk für die Pause ein. Ernährungswünsche solltest du bis spätestens drei Tage vorher gesammelt an das Catering weitergeben.
  • Aktualisiere die Besucherliste bis zum Vortag und drucke die Programmhefte nicht erst am Konzerttag. Lege außerdem das Eintrittsgeld in passenden Scheinen und Münzen bereit.
  • Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Bühnenbeleuchtung vor dem Einlass. Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau und einen vollständigen Tontest ein.
  • Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst die Stühle auf, richte den Bühnenbereich ein und kontrolliere anschließend Kabel, Notenpulte, Getränke und die Beleuchtung.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Akkordeonkonzert organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Location und Künstler. Einladungen und Online-Ankündigung sollten spätestens drei Wochen vor dem Konzert verschickt beziehungsweise veröffentlicht werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Akkordeonkonzert?
Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein, davon etwa 60 Minuten für Tonanlage und Bühnenbereich. Für einen zusätzlichen Soundcheck mit dem Künstler sind weitere 30 Minuten sinnvoll.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Akkordeonkonzert?
Rechne für den ersten Konzertteil mit zwei Getränken pro Person und für die Pause mit einem weiteren Getränk. Bei einem dreistündigen Abend solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einplanen.
Wann soll ich Catering und Ernährungswünsche klären?
Bestelle das Catering spätestens sieben Tage vor dem Konzert. Erfasse Allergien und besondere Ernährungswünsche bis drei Tage vorher, damit die Bestellung noch angepasst werden kann.

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