Checklist pour organiser un concert d’accordéon
Un concert d’accordéon demande de coordonner les artistes, le lieu, le programme et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, confirmer les musiciens et réserver une salle adaptée à l’écoute comme à l’installation technique. Prévoyez ensuite les inscriptions, la pause, la sonorisation et le catering. Cette checklist vous aide à suivre les 57 tâches et à rassembler le matériel nécessaire jusqu’à l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date du concert
2 personnes
Confirmer les artistes
Établir le programme
2 personnes
Définir le moment de la pause
2 personnes
Fixer le prix d’entrée
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le concert en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Partager l’itinéraire des artistes
Réserver la technique
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Préparer les frais d’entrée
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la zone de podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Préparer l'installation des instruments
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les collations de pause
2 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Passer en revue le programme
3 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Encadrer le concert
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Suivi
Démonter les instruments
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 8
- Nappesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Pupitres de musiqueqté 6
- Piles de rechangeqté 12
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Cuillères de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Plats de service avec couvercleqté 4
Décoration
- Ballonsqté 80
- Tissu décoratifqté 4
- Décoration de tableqté 8
- Panneaux du programmeqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de serpillièreqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le moment de la pause avant d’imprimer le programme : comptez généralement 15 à 20 minutes et prévoyez un service de boissons suffisamment rapide pour éviter une file trop longue.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis mettez la liste des visiteurs à jour au moins 3 jours avant le concert pour transmettre un nombre fiable au catering.
- Partagez l’itinéraire et l’horaire d’arrivée des artistes au minimum 48 heures à l’avance. Cela laisse le temps de résoudre un problème de transport ou d’accès à la salle.
- Réservez la sonorisation avant d’installer les chaises : les microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage et rallonges déterminent l’espace nécessaire autour de la zone de podium.
- Refroidissez les boissons le jour même et vérifiez les piles de rechange, les livrets du programme et la caisse d’entrée avant l’ouverture. Une vérification finale 60 minutes à l’avance évite les oublis visibles par le public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’accordéon ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu et la technique, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering.
- Quand envoyer les invitations pour un concert d’accordéon ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du concert. Faites ensuite un rappel 7 à 10 jours avant afin de mettre à jour la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
- Quand installer la salle avant un concert d’accordéon ?
- Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez la dernière heure pour vérifier la salle, installer les chaises, aménager le podium et tester le son.
- Combien de boissons prévoir pour un concert d’accordéon ?
- Pour le premier temps d’accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez une marge de 10 %. Prévoyez aussi de l’eau accessible pendant le concert et la pause.
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