Checklist voor een academische conferentie organiseren
Een academische conferentie vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, abstracts, inschrijvingen, catering, techniek en de ontvangst op de dag zelf. Begin met datum, locatie en thema, en werk daarna naar publicatie, bevestigingen en opbouw toe. Deze checklist bevat 54 taken en 47 benodigdheden, zodat je ook details zoals naamkaartjes, certificaten, microfoons, verlengkabels en gekoelde dranken op tijd meeneemt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en thema vaststellen
3 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Abstracts en presentaties ontvangen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Programma online plaatsen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Certificaten afdrukken
Presentaties controleren
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Programma en route mailen
Boodschappen doen
2 personen
Presentatiemap samenstellen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Techniek installeren
2 personen
Presentaties laden
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma toelichten
Sprekers introduceren
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Avondprogramma presenteren
Netwerkborrel serveren
4 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sprekersmateriaal nasturen
Deelnemers bedankmail sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Conferentietafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Receptietafel
- Buffettafelsaantal 4
- Sprekersstoelenaantal 6
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Presentatieklikker
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaard
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- USB-sticksaantal 3
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Naambadgehoudersaantal 120
- Pennenaantal 130
- Programmafoldersaantal 120
- Pijlbordenaantal 10
- Registratiebord
- Tafelnummersaantal 12
- Certificatenaantal 110
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie en thema eerst vast. Plan daarna de uitnodiging van sprekers en geef een duidelijke termijn voor abstracts, presentaties en sprekersinformatie.
- Publiceer het aanmeldformulier ruim vóór de conferentie en verzamel dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving. Controleer de deelnemerslijst opnieuw voordat je naamkaartjes en catering definitief maakt.
- Bevestig catering en techniek niet pas op de laatste dag. Controleer vooraf of de beamer, laptop, projectiescherm, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers en aansluitingen samen werken.
- Maak één definitieve programmaversie en mail die samen met de route naar deelnemers en sprekers. Neem ook een presentatiemap en USB-sticks mee, zodat je niet afhankelijk bent van losse bestanden of een internetverbinding.
- Reserveer op de opbouwdag tijd voor registratiebalie, tafels, stoelen en techniek. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en test het geluid voordat de eerste spreker begint.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een academische conferentie organiseren en de locatie vastleggen?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf vast. Daarmee houd je tijd over voor sprekers, programma, aanmeldingen, catering en technische reserveringen.
- Hoe lang van tevoren nodig ik sprekers uit voor een academische conferentie?
- Nodig sprekers idealiter 4 tot 6 maanden vooraf uit. Vraag in dezelfde communicatie naar hun titel, bio, technische behoeften en de deadline voor abstract en presentatie.
- Wanneer moet ik catering voor een academische conferentie definitief bevestigen?
- Bevestig de catering 2 tot 3 weken vooraf op basis van het actuele aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen. Controleer de bestelling nog één keer enkele dagen voor de conferentie.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om techniek en registratie op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het opstellen van stoelen, tafels en registratiebalie en voor het installeren van beamer, scherm, laptop en geluid. Test presentaties en microfoons vóór ontvangst van de deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!