Checkliste für eine akademische Konferenz
Eine akademische Konferenz steht und fällt mit vielen kleinen Abhängigkeiten: Erst müssen Ort, Thema und Programm stehen, bevor Einladungen, Anmeldungen und Technik sinnvoll geplant werden können. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht gehen Referenteninformationen, Ernährungswünsche, Präsentationsdateien und Zertifikate unter. Plane außerdem feste Fristen für Rückmeldungen und einen Techniktest ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Redner einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Abstracts und Präsentationen erhalten
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Technik reservieren
2 Personen
Programm online stellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Zertifikate drucken
Präsentationen prüfen
2 Personen
Cateringbestellung bestätigen
Programm und Route mailen
Einkaufen gehen
2 Personen
Präsentationsmappe zusammenstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Technik aufbauen
2 Personen
Präsentationen laden
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Programm vorstellen
Redner vorstellen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Abendprogramm moderieren
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
Zertifikate verteilen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Raum aufräumen
4 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Material für Redner nachsenden
Dankesmail an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KonferenztischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Präsentationsklicker
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- NamensschildhalterAnz. 120
- StifteAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 120
- WegweiserAnz. 10
- Anmeldebrett
- TischnummernAnz. 12
- ZertifikateAnz. 110
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege spätestens sechs bis acht Wochen vor der Konferenz Datum, Ort und Thema fest. Bitte Referenten gleichzeitig um Titel, Kurzbiografie, Abstract und Präsentation, damit das Programm nicht bis zuletzt unvollständig bleibt.
- Veröffentliche das Anmeldeformular mit einer klaren Rückmeldefrist, idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Termin. Frage dort auch Ernährungswünsche ab und gleiche die Teilnehmerliste mindestens zweimal mit den Anmeldungen ab.
- Bestätige Catering und Getränke spätestens sieben Tage vorher mit der aktuellen Teilnehmerzahl. Rechne bei einer ganztägigen Konferenz pro Person mindestens mit Wasser, Kaffee und einer geplanten Verpflegungspause; Sonderkost muss separat an den Caterer gehen.
- Prüfe Präsentationen, Laptop, Beamer, Leinwand, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vor Beginn. Halte Verlängerungskabel, USB-Sticks und Powerbanks bereit und teste jede Präsentation einmal mit dem tatsächlich verwendeten Gerät.
- Plane den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt. Stelle Registrierungstresen, Namensschilder, Teilnehmerliste und Zertifikate bereit, bevor du Tische, Stühle, Buffet und Technik für den Einlass freigibst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine akademische Konferenz organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Referenten. Für größere Programme oder externe Redner sind zehn bis zwölf Wochen realistischer.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine akademische Konferenz online gehen?
- Veröffentliche es etwa vier bis sechs Wochen vor der Konferenz und setze eine verbindliche Anmeldefrist zwei bis drei Wochen vor dem Termin. So bleiben noch mindestens sieben Tage für Catering und Namensschilder.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer akademischen Konferenz?
- Plane mindestens 90 Minuten für Registrierungstresen, Bestuhlung, Buffet und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen oder Präsentationsräumen sind zwei bis drei Stunden sicherer.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Fordere die Dateien spätestens sieben Tage vor der Konferenz an und prüfe sie innerhalb von 24 Stunden. Eine finale Version auf Laptop und USB-Stick verhindert Verzögerungen am Veranstaltungstag.
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