Checklist pour organiser une conférence académique
Une conférence académique se prépare sur plusieurs semaines, avec des échéances différentes pour le programme, les intervenants et les participants. Commencez par fixer la date, le lieu et le thème, puis ouvrez rapidement les inscriptions. Les résumés, présentations, besoins alimentaires et certificats demandent un suivi précis. Cette checklist vous accompagne jusqu’à l’installation des chaises, de la technique et du comptoir d’enregistrement le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recevoir les résumés et les présentations
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Mettre le programme en ligne
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer les certificats
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Envoyer le programme et l’itinéraire par e-mail
Faire les courses
2 personnes
Composer le dossier de présentation
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Installer la technique
2 personnes
Charger les présentations
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Présenter le programme
Présenter les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer le débat
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer le matériel aux intervenants
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de conférenceqté 12
- Chaisesqté 110
- Table de réception
- Tables de buffetqté 4
- Chaises des intervenantsqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Cliqueur de présentation
- Microphones sans filqté 3
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Clés USBqté 3
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
Décoration
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 120
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Stylosqté 130
- Brochures du programmeqté 120
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneau d’inscription
- Numéros de tableqté 12
- Certificatsqté 110
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et la date au moins 8 à 12 semaines avant la conférence. Vérifiez dès ce moment la capacité de la salle, l’espace buffet et les branchements nécessaires au vidéoprojecteur et aux microphones.
- Demandez les résumés et les présentations avec une date limite claire, idéalement 7 jours avant l’événement. Gardez une copie sur ordinateur portable et sur clés USB afin de ne pas dépendre d’un seul fichier.
- Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la conférence pour vérifier les effectifs, les badges, les certificats et les besoins alimentaires. Transmettez le nombre final au traiteur avant sa date limite de commande.
- Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table de réception, badges classés par ordre alphabétique et liste imprimée. Prévoyez aussi des batteries externes et des rallonges, souvent oubliées lors de l’installation technique.
- Envoyez le programme et l’itinéraire par e-mail 2 à 3 jours avant l’événement. Le matin même, ouvrez le lieu au moins 90 minutes à l’avance pour installer les tables, les chaises, l’écran, les haut-parleurs et tester chaque présentation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une conférence académique ?
- Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver le lieu et la technique, d’ouvrir les inscriptions, de recevoir les résumés et de confirmer le traiteur.
- Quand envoyer les invitations pour une conférence académique ?
- Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant la date prévue. Faites ensuite parvenir le programme, l’itinéraire et les informations pratiques 2 à 3 jours avant l’événement.
- Quand demander les présentations aux intervenants ?
- Fixez la date limite de réception à 7 jours avant la conférence. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats, de regrouper les fichiers et de les copier sur l’ordinateur portable et les clés USB.
- Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?
- Vérifiez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant la conférence. Confirmez ensuite le nombre final de repas dès que le traiteur l’exige, afin d’éviter les portions manquantes ou inutilisées.
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