Checklist voor een aandeelhoudersconferentie organiseren

Een aandeelhoudersconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een agenda. Je moet deelnemers tijdig registreren, stemstukken en proxyformulieren klaarzetten en controleren of presentaties, microfoons en internet werken. Ook de laatste details worden snel vergeten: naam- en stemkaarten, parkeerinformatie, actuele deelnemerslijsten en documentenmappen. Werk daarom van datum en programma naar uitnodigingen, inhoud, techniek en ontvangst. Deze checklist geeft je de volledige volgorde, met 69 taken en 46 benodigde spullen als basis.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering bevestigen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Agenda en stemstukken maken
3 personen
Jaarstukken laten drukken
Presentaties verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Techniek en internet reserveren
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Stoelenplan maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Stemprocedure controleren
2 personen
Proxyformulieren controleren
2 personen
Naam- en stemkaarten ontwerpen
Naamkaarten printen
2 personen
Deelnemerslijst actualiseren
2 personen
Documentenmappen samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Presentaties testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Naamkaarten plaatsen
2 personen
Stem- en documentenmappen klaarleggen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet en borreltafel inrichten
3 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Laatkomers registreren
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Stemronde begeleiden
3 personen
Stemkaarten tellen
3 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet en drank aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Glazen en servies ophalen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Laatste vertrek controleren
2 personen

Nazorg

Documenten en stemkaarten veiligstellen
2 personen
Eten en drank opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Stemresultaten documenteren
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties en stukken delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Bakken met dekselsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaarthoudersaantal 90
Routebordenaantal 8
Stemstembussenaantal 2
Flip-overbordenaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Markersaantal 12
Pennenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaal en het programma eerst en bevestig daarna de uitnodigingen. Reserveer ook direct een registratietafel, podiumtafel, stoelenplan en voldoende ruimte voor buffettafels.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Verwerk aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de conferentie, zodat de cateringbestelling klopt.
Maak agenda, stemstukken en proxyformulieren niet pas tijdens de laatste week. Laat jaarstukken drukken en stel documentenmappen samen zodra de inhoud definitief is; houd daarna een actuele deelnemerslijst bij.
Test techniek minimaal 1 werkdag vooraf met de echte laptop en presentaties. Controleer beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, wifi-router en verlengkabels op dezelfde opstelling als op de dag zelf.
Regel de ontvangst als een apart onderdeel: print naamkaarten, leg naam- en stemkaarten klaar en zet waterglazen, koffie, thermoskannen en gekoelde dranken klaar. Verstuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat bezoekers niet bij aankomst hoeven zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aandeelhoudersconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met zaal, datum en programma. Verstuur de uitnodigingen zodra agenda en aanmeldformulier klaar zijn en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 1 week vooraf af.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een aandeelhoudersconferentie versturen?: Verstuur ze idealiter 6 tot 8 weken voor de conferentie, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden en proxyformulieren te regelen. Stuur parkeerinformatie en eventuele laatste praktische details nogmaals 3 dagen vooraf.
Wanneer test je de techniek voor een aandeelhoudersconferentie?: Doe een volledige test minimaal 1 werkdag vooraf en gebruik daarbij de definitieve presentaties. Controleer naast de beamer ook microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, internet en stroomvoorziening.
Hoeveel tijd heb je nodig voor registratie op de dag zelf?: Plan minimaal 30 minuten voor de ontvangst en registratie vóór de officiële start. Leg de deelnemerslijst, naamkaarten, stemkaarten en documentenmappen vooraf op de registratietafel, zodat je niet tijdens binnenkomst hoeft te printen of zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.