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Checkliste für die Aktionärskonferenz

Eine Aktionärskonferenz braucht mehr als Raum, Redner und Präsentation. Du musst Anmeldungen, Stimmrechte, Vollmachten und Abstimmungsverfahren so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag keine Unklarheiten entstehen. Plane außerdem ausreichend Zeit für Drucksachen, Techniktests und die Registrierung ein. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Programmplanung bis zur Ausgabe der Unterlagen und dem letzten Präsentationstest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Agenda und Abstimmungsunterlagen erstellen

    3 Personen

  • Jahresberichte drucken lassen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Technik und Internet reservieren

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Bestuhlungsplan erstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Stimmverfahren überprüfen

    2 Personen

  • Vollmachtsformulare prüfen

    2 Personen

  • Namens- und Stimmkarten entwerfen

  • Namenskarten drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

    2 Personen

  • Dokumentenordner zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Namensschilder aufstellen

    2 Personen

  • Stimm- und Dokumentenmappen bereitlegen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Spätankömmlinge registrieren

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Abstimmungsrunde betreuen

    3 Personen

  • Stimmkarten zählen

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet und Getränke auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abholen

    2 Personen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Letzte Abfahrt kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dokumente und Stimmkarten sichern

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Stimmergebnisse dokumentieren

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen und Unterlagen verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 14
  • Podiumstisch
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • WLAN-Router

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • Behälter mit DeckelnAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • WegweiserAnz. 8
  • WahlurnenAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 2
  • Flipchart-PapierAnz. 2
  • MarkerAnz. 12
  • StifteAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm frühzeitig fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Agenda und Abstimmungsunterlagen zusammenpassen. So vermeidest du spätere Korrekturen an bereits versendeten Informationen.
  • Prüfe Anmeldungen, Ernährungswünsche und Parkinformationen laufend, statt alles erst in der letzten Woche zusammenzutragen. Aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche und in den letzten 48 Stunden täglich.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch und halte Namens- und Stimmkarten alphabetisch oder nach Anmeldeliste bereit. Das verkürzt die Ausgabezeit und macht fehlende Vollmachten oder unklare Stimmrechte sofort sichtbar.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen. Ein kurzer Funktionstest direkt vor Beginn reicht nicht aus, wenn ein Adapter oder ein Ersatzkabel fehlt.
  • Bestelle Catering und Getränke nach der erwarteten Teilnehmerzahl und kühle die Getränke rechtzeitig. Stelle Wasser für die Sitzung bereit und prüfe vor dem Einlass, ob Gläser, Tassen, Teller und Besteck vollständig an den vorgesehenen Stationen stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Aktionärskonferenz organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Einladungen, Anmeldeformular und Abstimmungsunterlagen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin versandbereit sein.
Was muss für die Registrierung bei einer Aktionärskonferenz vorbereitet werden?
Bereite Registrierungstisch, Teilnehmerliste, Namenskarten, Stimmkarten und Dokumentenordner vor. Plane pro 50 erwartete Teilnehmer mindestens eine Person für die Ausgabe und die Prüfung von Vollmachten ein.
Wann sollte die Technik für eine Aktionärskonferenz getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe dabei jede Präsentation, jedes Mikrofon und alle Kabel. Halte am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest frei.
Wie viele Getränke braucht man für eine Aktionärskonferenz?
Rechne für die erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei einer vierstündigen Konferenz mit 100 Teilnehmern sind damit rund 500 Getränkeportionen als Planungsgröße sinnvoll.

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