Checklist pour organiser une conférence des actionnaires

Une conférence des actionnaires demande une coordination précise entre les documents officiels, les inscriptions, les votes et la logistique sur place. Commencez par confirmer la salle, la date et le programme, puis avancez vers les invitations et le formulaire d’inscription. Dans les dernières semaines, vérifiez les procurations, les bulletins de vote, les présentations et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’à l’accueil et au service traiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la réservation de la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Préparer l'ordre du jour et les bulletins de vote
3 personnes
Faire imprimer les rapports annuels
Rassembler les présentations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Réserver la technique et Internet
Passer la commande traiteur
2 personnes
Établir le plan des sièges
2 personnes
Confirmer les intervenants
Vérifier la procédure de vote
2 personnes
Vérifier les formulaires de procuration
2 personnes
Concevoir les cartes nominatives et de vote
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Constituer des dossiers de documents
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Installer les cartes nominatives
2 personnes
Préparer les dossiers de vote et de documents
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le buffet et la table d’apéritif
3 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Enregistrer les retardataires
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Animer le tour de vote
3 personnes
Compter les bulletins de vote
3 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Ravitaillement du buffet et des boissons
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Vérifier le dernier départ
2 personnes

Suivi

Mettre en sécurité les documents et les bulletins de vote
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Archiver la liste de présence
Documenter les résultats du vote
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs avec couverclesqté 12

Décoration

Nappesqté 14
Porte-nomsqté 90
Panneaux de directionqté 8
Urnes de voteqté 2
Chevalets de conférenceqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Stylosqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et mettez à jour la liste des participants chaque semaine. Recueillez en même temps les besoins alimentaires et les informations utiles pour le parking.
Préparez les dossiers de documents avant le jour de la conférence : rapports annuels, ordre du jour, bulletins de vote et formulaires de procuration doivent être comptés et classés pour chaque participant inscrit.
Testez les présentations avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur au moins une fois avant l’ouverture de la salle. Faites aussi un essai des microphones sans fil et des haut-parleurs.
Ne laissez pas la procédure de vote au dernier moment. Vérifiez les règles, les procurations et les cartes nominatives et de vote, puis imprimez les badges après la dernière mise à jour des participants.
Prévoyez le déroulement du service traiteur en fonction du programme : refroidissez les boissons, préparez les verres et les tasses, puis installez les tables de buffet et les machines à café avant l’arrivée des actionnaires.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence des actionnaires ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et le programme sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant la réunion. Le formulaire d’inscription doit être ouvert en même temps afin de suivre les réponses et les besoins alimentaires.
Quand préparer les bulletins de vote et les procurations ?: Préparez-les après validation de l’ordre du jour et de la procédure de vote, puis vérifiez-les au plus tard une semaine avant la conférence. Gardez une marge pour corriger les documents et constituer les dossiers des participants.
Quand tester la technique d’une conférence des actionnaires ?: Effectuez un premier test au moins une semaine avant, puis un contrôle sur place avant l’accueil. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les présentations, les microphones, les haut-parleurs, Internet, les rallonges et les multiprises.
Combien de temps avant faut-il finaliser la liste des participants ?: Faites une première clôture quelques jours avant l’événement pour imprimer les badges et préparer les dossiers. Conservez une liste actualisée jusqu’à l’ouverture afin de gérer les dernières inscriptions et les changements de procuration.

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