Checklist voor het organiseren van een 50 kilometerloop

Een 50 kilometerloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je regelt vooraf het parcours, de start- en finishlocatie, vergunningen, verkeersmaatregelen en een team vrijwilligers. Op de wedstrijddag moeten routepijlen, kilometerbordjes, verzorgingsposten, communicatie en bagage op vaste momenten klaarstaan. Deze checklist helpt je de 55 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat je startnummers, medaillelinten of routecontrole pas op het laatste moment regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours definitief uitzetten
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Verkeersmaatregelen uitwerken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Startnummers bestellen
Medaillelinten bestellen
Parcours en kruisingen controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Routeborden sorteren
2 personen

Event

Koelboxen vullen
3 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Tafels voor verzorgingsposten plaatsen
4 personen
Finishvak afzetten
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Kilometerbordjes plaatsen
3 personen
Verzorgingsposten inrichten
8 personen
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startpakketten uitdelen
4 personen
Bagage innemen
2 personen
Briefing voor deelnemers geven
2 personen
Startschot geven
2 personen
Verzorgingsposten bemannen
16 personen
Dranken bijvullen
6 personen
Voeding uitdelen
8 personen
Kruisingen beveiligen
10 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitdelen
3 personen
Finishers eten en drinken geven
5 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
6 personen
Start- en finishgebied afbreken
6 personen
Afval opruimen
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 130
Veiligheidsspeldenaantal 300
Medaillelintenaantal 120
Routepijlenaantal 100
Kilometerbordjesaantal 50
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Startboog
Finishklok
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 15
Hesjesaantal 25
Bagagelabelsaantal 130
Bagagenettenaantal 2
Drinkrugzakkenaantal 4

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele ledlampenaantal 8
Kassa
Printer
Laptopsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Kommetjesaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 20
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6
Isolerende handschoenenaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekrolhoudersaantal 8
Emmersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg definitief vast en controleer daarna alle kruisingen opnieuw. Noteer per verzorgingspost wat er moet staan en wijs voor elke locatie een verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen voordat je uitnodigingen breed verstuurt. Neem in je planning ook tijd op voor het plaatsen en later verwijderen van verkeerskegels, pionnen en dranghekken.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok. Voorzie aparte bezetting voor inschrijftafels, verzorgingsposten, routecontrole, bagage en het finishvak.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de loop. Vermeld daarin het startuur, de aanmeldprocedure, route-informatie, bagageafgifte en wat deelnemers bij de verzorgingsposten kunnen verwachten.
Sorteer routepijlen, kilometerbordjes, startnummers en startpakketten de dag ervoor per locatie. Vul koelboxen en controleer portofoons, stopwatches, powerbanks en verlichting voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 50 kilometerloop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie en vergunningen. Open de inschrijving pas nadat de route en belangrijkste verkeersmaatregelen zijn uitgewerkt.
Hoeveel verzorgingsposten heb je nodig voor een 50 kilometerloop?: Plan meestal elke 5 tot 8 kilometer een verzorgingspost; voor 50 kilometer kom je daarmee uit op ongeveer 7 tot 10 posten, afhankelijk van het parcours. Zet per post tafels klaar en wijs minstens één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de loop en herhaal alleen belangrijke wijzigingen kort voor de start. Vermeld zeker de startlocatie, aanmeldtijd, bagageprocedure, route en bereikbaarheid.
Wanneer zet je de routepijlen en kilometerbordjes neer?: Plaats de routepijlen en kilometerbordjes bij voorkeur op de wedstrijddag zelf of maximaal één dag eerder als controle mogelijk is. Controleer het volledige parcours daarna nog één keer, vooral bij kruisingen en afslagen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.