Checklist pour organiser une course de 50 kilomètres
Une course de 50 kilomètres se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la circulation, des bénévoles et de l’accueil des coureurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au balisage du départ et de l’arrivée. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, gestion des bagages, moyens de communication et batteries chargées. Le jour J, chaque poste doit connaître son emplacement, son horaire et la personne à contacter.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Tracer définitivement le parcours
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Élaborer les mesures de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Commander les dossards
Commander les rubans de médailles
Vérifier le parcours et les intersections
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Événement
Remplir les glacières
3 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer des tables pour les postes de secours
4 personnes
Délimiter la zone d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Installer les postes de secours
8 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
16 personnes
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
Distribuer les aliments
8 personnes
Sécuriser les intersections
10 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Distribuer à manger et à boire aux arrivants
5 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes
Suivi
Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Ramasser les déchets
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Compter le stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 30
- Tabourets de barqté 6
- Poubellesqté 12
- Portants à vêtementsqté 2
Matériel de sport
- Numéros de départqté 130
- Épingles de sûretéqté 300
- Rubans de médailleqté 120
- Flèches de directionqté 100
- Panneaux de kilométrageqté 50
- Cônes de signalisationqté 80
- Barrières de fouleqté 30
- Cônesqté 40
- Arche de départ
- Horloge d’arrivée
- Chronomètresqté 6
- Presse-papiersqté 12
- Siffletsqté 15
- Giletsqté 25
- Étiquettes de bagagesqté 130
- Filets à bagagesqté 2
- Sacs à eauqté 4
Équipement
- Mégaphoneqté 2
- Talkies-walkiesqté 12
- Batteries externesqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Lampes LED mobilesqté 8
- Caisse
- Imprimante
- Ordinateurs portablesqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Petits bolsqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
Cuisine
- Glacièresqté 12
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 20
- Planches à découperqté 6
- Couteauxqté 12
- Louchesqté 12
- Ciseauxqté 6
- Gants isolantsqté 6
Nettoyage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Porte-rouleaux de serviettesqté 8
- Seauxqté 8
- Chiffons de nettoyageqté 30
Catering
- Courses
Conseils
- Finalisez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Repérez chaque intersection, mesurez les zones sensibles et préparez les panneaux de kilométrage avant de répartir les bénévoles.
- Lancez les démarches administratives dès que le tracé et les lieux de départ et d’arrivée sont fixés. Les mesures de circulation doivent être cohérentes avec les horaires de passage sur les intersections.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes alimentaires et envoyer les informations aux participants. Prévoyez les dossards, les épingles et les kits de départ en fonction du nombre final d’inscrits.
- Attribuez les bénévoles à chaque poste avec un responsable clairement identifié. Pour une course de 50 kilomètres, les talkies-walkies, les sifflets et les batteries externes évitent de dépendre d’un seul téléphone.
- La veille, vérifiez la météo, triez les flèches par portion de parcours et remplissez les glacières. Le matin de la course, installez d’abord la signalétique et les postes de secours, puis l’arche, les tables d’inscription et la zone d’arrivée.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une course de 50 kilomètres ?
- Commencez dès que le parcours est envisagé, idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Les autorisations, les déclarations et les mesures de circulation doivent être traitées avant l’ouverture des inscriptions.
- Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvrez les inscriptions après avoir stabilisé le parcours, le départ, l’arrivée et les principales contraintes de circulation. Fermez-les suffisamment tôt pour traiter les besoins alimentaires et préparer les dossards et les kits de départ.
- Que faut-il préparer la veille d’une course de 50 kilomètres ?
- La veille, vérifiez les prévisions météo, triez les panneaux, préparez les glacières et composez les kits de départ. Chargez aussi les talkies-walkies, les chronomètres, le mégaphone et les batteries externes.
- Comment organiser les bénévoles pour une course de 50 kilomètres ?
- Répartissez-les par fonction : inscriptions, intersections, postes de secours, ravitaillement, arrivée et bagages. Donnez à chacun un emplacement, une heure de prise de poste, un responsable et un moyen de communication.
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