Checklist para organizar una carrera de 50 kilómetros
Una carrera de 50 kilómetros necesita más que un recorrido y un arco de salida. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar la ruta, coordinar permisos, preparar el plan de tráfico y calcular los puestos de asistencia. La semana previa sirve para confirmar voluntarios, dorsales, reservas y preferencias dietéticas. El día anterior, revisa cruces, señales, previsión meteorológica y kits de inicio para no improvisar durante la carrera.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Trazar definitivamente el recorrido
2 personas
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Elaborar medidas de tráfico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Pedir dorsales
Encargar cintas de medalla
Comprobar el recorrido y los cruces
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Ordenar las señales de ruta
2 personas
Evento
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Montar el arco de salida
3 personas
Colocar las mesas de inscripción
3 personas
Colocar mesas para los puestos de asistencia
4 personas
Delimitar la zona de meta
3 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar carteles de kilómetros
3 personas
Montar puestos de avituallamiento
8 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Inscribir participantes
4 personas
Repartir los kits de inicio
4 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Dar una sesión informativa a los participantes
2 personas
Dar la salida
2 personas
Atender los puestos de primeros auxilios
16 personas
Rellenar las bebidas
6 personas
Repartir comida
8 personas
Asegurar los cruces
10 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir las medallas
3 personas
Dar comida y bebida a los que llegan a la meta
5 personas
Devolver el equipaje
3 personas
Recibir a los últimos participantes
3 personas
Abrir el recorrido
4 personas
Seguimiento
Recoger las señales de ruta
6 personas
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
Recoger la basura
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
4 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 30
- Taburetes de barcant. 6
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Dorsalescant. 130
- Imperdiblescant. 300
- Cintas de medallacant. 120
- Flechas de rutacant. 100
- Señales de kilómetrocant. 50
- Conos de tráficocant. 80
- Vallas de control de multitudescant. 30
- Conoscant. 40
- Arco de salida
- Cronómetro de llegada
- Cronómetroscant. 6
- Portapapelescant. 12
- Silbatoscant. 15
- Chalecoscant. 25
- Etiquetas de equipajecant. 130
- Redes para equipajecant. 2
- Mochilas de hidratacióncant. 4
Equipo
- Megáfonocant. 2
- Walkie-talkiescant. 12
- Baterías externascant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Luces LED portátilescant. 8
- Caja registradora
- Impresora
- Portátilescant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Cuencoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Neveras portátilescant. 12
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 20
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchilloscant. 12
- Cucharonescant. 12
- Tijerascant. 6
- Guantes aislantescant. 6
Limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
- Portarrollos de toallascant. 8
- Cuboscant. 8
- Paños de limpiezacant. 30
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recorrido y la ubicación de salida y meta antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar instrucciones precisas y preparar las medidas de tráfico con tiempo.
- Calcula los puestos de asistencia según el recorrido y asigna una persona responsable a cada mesa. Llena las neveras portátiles y deja preparado el material al menos 2 horas antes de la salida.
- Confirma los voluntarios 7 días antes y distribúyelos por inscripción, cruces, puestos de asistencia, meta y equipaje. Entrega chalecos, silbatos y walkie-talkies junto con sus instrucciones.
- Revisa la ruta completa entre 24 y 48 horas antes, incluidos cruces y puntos donde colocarás flechas, señales de kilómetro, conos y vallas. Lleva baterías externas y luces LED portátiles por si el montaje se alarga.
- Prepara los kits de inicio y la mesa de inscripción el día anterior. Separa dorsales, imperdibles, etiquetas de equipaje y material informativo para que cada participante pueda recogerlo sin formar una cola innecesaria.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo solicitar los permisos para una carrera de 50 kilómetros?
- Empieza a gestionar permisos y notificaciones al menos 8 semanas antes de la carrera. El plazo exacto depende de las autoridades y de las calles o caminos incluidos, así que no esperes a tener abiertas las inscripciones.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de 50 kilómetros?
- Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cruce o puesto de asistencia y añade un equipo de 3 a 5 personas para inscripción, meta y equipaje. Confirma la cifra final cuando el recorrido y el número de participantes estén cerrados.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?
- Envía las instrucciones completas entre 7 y 10 días antes: salida, llegada, recorrido, avituallamientos, equipaje, horarios y normas. Manda una actualización final 24 horas antes con la previsión del tiempo y cualquier cambio operativo.
- ¿Qué debo revisar el día anterior a la carrera?
- Comprueba el recorrido, los cruces, las flechas, las señales de kilómetro, el arco de salida, las mesas y la zona de meta. Deja listos los dorsales, las neveras, las radios y las baterías como mínimo la tarde anterior.
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