Organiser une course de 30 kilomètres : la checklist

Une course de 30 kilomètres demande une préparation étalée sur plusieurs semaines, pas seulement une bonne organisation le jour du départ. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, répartir les bénévoles et prévoir un suivi fiable des participants. Le ravitaillement, les secours et le balisage doivent être vérifiés avant l’ouverture des inscriptions. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent nécessaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le parcours et les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Prévoir l’assurance et le plan de sécurité
Réserver le système de pointage
Assurer la présence des secours
Répartir les postes du parcours
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Monter l’arche de départ et l’arche d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Balisage de la zone d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches d’itinéraire et les bornes kilométriques
6 personnes
Installer des cônes de signalisation
4 personnes
Installer les points d’eau
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Encadrer le vestiaire
2 personnes
Aménager la zone de départ
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Enregistrer l'heure de départ
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Tenir les points d’eau
10 personnes
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Maintenir la zone d'arrivée propre
2 personnes
Soutenir les premiers secours
3 personnes
Enregistrer les objets perdus
Publier les classements intermédiaires
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
Fermer officiellement l’arrivée
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Récupérer les cônes de signalisation
4 personnes
Démonter les postes de boissons
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Exporter le suivi du temps
Publier les résultats
Envoyer l’e-mail aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de distributionqté 8
Chaises pliantesqté 20
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Médailles de finisherqté 350
Arche de départ et d’arrivéeqté 2
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 30
Cônes de signalisationqté 100
Barrières de fouleqté 20
Gobeletsqté 2500
Bidonsqté 30
Glacièresqté 8
Chronomètresqté 6
Cartes d'itinéraireqté 400
Gilets réfléchissantsqté 30
Cônesqté 30

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Système de sonorisation
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Pilesqté 40

Vaisselle

Gobelets à caféqté 400
Gobelets à théqté 400
Assiettesqté 400
Couvertsqté 400

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 30
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par vérifier le parcours et les autorisations avant de réserver définitivement les zones de départ et d’arrivée. Les mesures de circulation et le plan de sécurité peuvent modifier le tracé ou le nombre de bénévoles nécessaires.
Pour 30 kilomètres, répartis les postes du parcours avant de recruter les bénévoles. Donne à chacun des consignes écrites, un gilet réfléchissant et un moyen de communication si le poste est éloigné.
Ne commande pas les dossards avant d’avoir stabilisé les inscriptions. Finalise la liste des participants quelques jours avant la course afin de préparer les kits de départ et d’éviter des numéros manquants.
Prépare le ravitaillement en fonction du nombre de coureurs inscrits et de la météo prévue. Refroidis les boissons avant le départ et répartis les gobelets, bidons et glacières sur les postes définis.
Le jour J, installe d’abord les arches, les tentes, les tables et le balisage de l’arrivée. Teste ensuite le système de pointage, la sonorisation, les talkies-walkies et toutes les rallonges avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course de 30 kilomètres ?: Commence au moins 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, les mesures de circulation, l’assurance, les secours et la réservation du départ et de l’arrivée peuvent demander plusieurs semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 30 kilomètres ?: Prévois un responsable général, puis une équipe pour chaque poste du parcours, l’inscription, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Le nombre exact dépend du tracé, mais établis la répartition au moins 6 semaines avant la course.
Quand finaliser les inscriptions à une course de 30 kilomètres ?: Finalise la liste 3 à 7 jours avant le départ, selon la date limite fixée aux participants. Ce délai permet de préparer les dossards, les kits de départ, les besoins alimentaires et le système de pointage.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de 30 kilomètres ?: Vérifie les prévisions météo, les cartes d’itinéraire, les panneaux, les bornes kilométriques et le matériel de communication. Contrôle aussi les batteries, les piles et le fonctionnement du système de pointage avant le montage final.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.