Checklist para organizar una carrera de 24 horas

Una carrera de 24 horas necesita mucho más que marcar un recorrido y dar la salida. Antes de abrir las inscripciones debes cerrar el reglamento, los permisos, el seguro y el plan de tráfico. Después hay que coordinar participantes, voluntarios, primeros auxilios, cronometraje y comunicación durante toda la prueba. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar lo que suele quedar para el último momento: iluminación, cargadores, dorsales, repuestos de bicicleta y zonas de transición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir definitivamente el recorrido
3 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
Probar los medios de comunicación
2 personas
Realizar la inspección del recorrido
3 personas
Revisar el plan de tráfico
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Delimitar el aparcamiento para bicicletas
3 personas
Montar tiendas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la zona de salida y meta
4 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar señales de tráfico
4 personas
Instalar la iluminación
4 personas
Montar el puesto de cronometraje
3 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y comidas
4 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

Repartir dorsales
4 personas
Inscribir participantes
4 personas
Comprobar las bicicletas y el material
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Dar la charla a los corredores
3 personas
Realizar el procedimiento de inicio
5 personas
Registrar los datos de la ronda
3 personas
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir comida y snacks
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Dar instrucciones al turno de noche
2 personas
Cubrir los puestos de noche
8 personas
Organizar el catering nocturno
3 personas
Comprobar baterías y lámparas
2 personas
Asegurar los datos de la ronda
2 personas
Servir el desayuno
4 personas
Dar instrucciones al turno de mañana
2 personas
Reforzar los turnos del día
8 personas
Reponer bebidas y comida
4 personas
Coordinar el sprint final y la llegada
5 personas
Registrar horas de finalización
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Informar a los participantes sobre el resultado
2 personas

Seguimiento

Retirar los materiales del recorrido
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Desmontar el equipo de cronometraje
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar el resultado en línea
Enviar fotos de los participantes
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de registrocant. 3
Mesas altascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 120
Conos de tráficocant. 80
Vallas de control de multitudescant. 40
Cinta de recorridocant. 12
Carteles direccionalescant. 25
Señales de kilómetrocant. 10
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Kits de herramientas para bicicletascant. 3

Equipo

Portátil de cronometrajecant. 2
Contadores de vueltacant. 2
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Cargadores móvilescant. 8
Altavoz portátil
Micrófono
Impresora
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Grupo electrógeno

Iluminación

Lámparas de obracant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas frontalescant. 16
Chalecos reflectantescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
DEA
Extintorescant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Tijeras de seguridadcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8
Jarras de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Bandejas de comidacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4

Decoración

Bannerscant. 8
Arco de meta sin podio
Decoración de la mesa de premios

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y los permisos antes de publicar la inscripción. Haz una inspección completa y revisa el plan de tráfico al menos 2 semanas antes, porque un cambio tardío afecta a señales, vallas y voluntarios.
Prueba el cronometraje y las comunicaciones antes del día de la carrera. Comprueba el portátil, los contadores de vueltas, los cronómetros y los walkie-talkies en el recorrido real, no solo sobre una mesa.
Prepara la operación nocturna desde el principio. Para las horas sin luz necesitarás lámparas de obra, guirnaldas LED y linternas frontales, además de cables, regletas y un grupo electrógeno si no hay suficientes tomas eléctricas.
Asigna turnos de voluntarios que cubran las 24 horas y deja relevos definidos. Incluye puestos para registro, recorrido, meta, aparcamiento de bicicletas, comunicación y apoyo a los participantes, con una persona responsable por zona.
Envía a cada participante la información completa antes de la carrera: número de dorsal, horarios, recorrido, aparcamiento, normas y qué hacer ante una avería. Ten preparados kits de herramientas, bombas y cámaras de aire de repuesto para no improvisar durante la prueba.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de 24 horas?: Empieza al menos 3 meses antes para cerrar reglamento, recorrido, permisos, seguro y proveedores. Abre las inscripciones solo cuando las condiciones de participación y el plan de seguridad estén definidos.
¿Cuándo debo probar el cronometraje de una carrera de 24 horas?: Haz una primera prueba 2 semanas antes y una comprobación final el día anterior. Prueba el portátil, los contadores de vueltas, los cronómetros, la impresora y todos los cables con el mismo montaje que usarás en la carrera.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de 24 horas?: No hay una cifra única, pero cada puesto debe tener cobertura durante 24 horas y relevos incluidos. Prepara el horario por turnos y asigna responsables separados para registro, recorrido, primeros auxilios, cronometraje y comunicación.
¿Qué debo preparar para una carrera nocturna de 24 horas?: Planifica la iluminación del recorrido, la salida y la meta con lámparas de obra, guirnaldas LED y linternas frontales. Comprueba con antelación la electricidad disponible y deja preparados un grupo electrógeno, cables alargadores, regletas y cargadores móviles.

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