Organiser une course de 24 heures sans rien oublier

Une course de 24 heures se prépare plusieurs mois à l’avance, car le parcours, les autorisations et les secours doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist rassemble les démarches, le matériel et l’installation à coordonner jusqu’au départ. Prévoyez aussi l’organisation de nuit : éclairage, relais entre bénévoles, communication et alimentation des participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier, trier et tester, pas à prendre des décisions majeures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Fixer définitivement le parcours
3 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
Tester les moyens de communication
2 personnes
Effectuer l’inspection du parcours
3 personnes
Vérifier le plan de circulation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Balisage du parking à vélos
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Monter le poste de chronométrage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas et les repas
4 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
4 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Faire le briefing des pilotes
3 personnes
Exécuter la procédure de départ
5 personnes
Enregistrer les données du tour
3 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas et les snacks
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Briefer l’équipe de nuit
2 personnes
Assurer les postes de nuit
8 personnes
Assurer la restauration de nuit
3 personnes
Vérifier les batteries et les lampes
2 personnes
Sécuriser les données de la manche
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Instruire l’équipe du matin
2 personnes
Réaffecter les points de poste de jour
8 personnes
Ravitaillement en boissons et en nourriture
4 personnes
Encadrer le sprint final et l’arrivée
5 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Informer les participants du résultat
2 personnes

Suivi

Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Ranger les barrières de circulation
6 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Démonter le matériel de chronométrage
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer les photos des participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 3
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 20

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Ruban de parcoursqté 12
Panneaux indicateursqté 25
Bornes kilométriquesqté 10
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 3

Équipement

Ordinateur portable de timingqté 2
Compteurs de tableqté 2
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 8
Enceinte portable
Microphone
Imprimante
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes frontalesqté 16
Gilets réfléchissantsqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
DAE
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 12
Ciseaux de sécuritéqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Gobelets de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4

Décoration

Bannièresqté 8
Arche d’arrivée sans podium
Décoration de la table des prix

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le règlement, le parcours et les autorisations : sans ces trois éléments, vous ne pouvez pas communiquer des informations fiables aux participants. Demandez les validations administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini les informations pratiques à envoyer : horaires, accès, besoins alimentaires et fonctionnement des relais. Prévoyez un suivi hebdomadaire des inscriptions jusqu’à la clôture.
Pour une épreuve de 24 heures, établissez les équipes de bénévoles par créneaux de 4 à 6 heures. Confirmez séparément la présence des secours, les responsables du parcours et les personnes chargées du chronométrage.
Testez le chronométrage et les talkies-walkies avant le jour J, puis prévoyez une solution de secours pour l’alimentation électrique. Les rallonges, multiprises, chargeurs et éclairages sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Installez le départ, l’arrivée, les tentes et le balisage avant l’ouverture de l’accueil. Faites une inspection complète du parcours, du parking à vélos et de la circulation au moins 2 heures avant le premier départ.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course de 24 heures ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant l’épreuve. Les autorisations, l’assurance, le parcours et la présence des secours doivent être confirmés au moins 8 semaines à l’avance.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 24 heures ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de postes, mais prévoyez des relais de 4 à 6 heures plutôt qu’une présence continue. Chaque poste doit avoir un responsable identifié et un remplaçant pour les pauses.
Quand fermer les inscriptions à une course de 24 heures ?: Fermez-les généralement 7 à 14 jours avant la course afin de traiter les dossiers, attribuer les numéros et préparer les informations participants. Gardez un délai supplémentaire si les besoins alimentaires doivent être transmis à un prestataire.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de 24 heures ?: Vérifiez le matériel de chronométrage, les moyens de communication, l’alimentation électrique, les dossards et le balisage. Le jour J, terminez l’installation et l’inspection du parcours au moins 2 heures avant le départ.

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